Snapshot 50236
Normalized text
Scripts and page chrome removed; this is what change detection compares.
Integritetsmeddelande
Fortnox Group
Innehållsförteckning
1. Omfattning 3
2. Personuppgiftsansvarig 3
3. Kategorier registrerade vars personuppgifter behandlas av oss 4
4. Kategorier personuppgifter 5
5. Personuppgiftsbehandlingar 6
6. Profilering och automatiserat beslutsfattande 16
7. Användning av AI 18
8. Delning av personuppgifter 18
9. Vidarebehandling av personuppgifter 20
10. Var vi behandlar vi dina uppgifter och överföringar utanför EU/EES 20
11. Dina rättigheter och hur du utövar dem 21
12. Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder 22
13. Cookies 22
14. Ändringar i detta integritetsmeddelande 22
15. Kontaktuppgifter 23
Detta integritetsmeddelande uppdaterades den 1 september 2026.
1. Omfattning
För Fortnox Group är det viktigt att du känner dig trygg med hur vi behandlar dina
personuppgifter. Detta integritetsmeddelande beskriver hur Fortnox Group behandlar
personuppgifter som avser kunder, eventuella ombud, bolagsföreträdare, användare av
tjänsterna, leverantörer och samarbetspartners, hemsidebesökare och andra registrerade
vars personuppgifter behandlas av Fortnox Group. Med Fortnox Group avses Fortnox AB,
org.nr. 556469-6291, inklusive dess helägda dotterbolag (se avsnitt 2 nedan).
Fortnox Group erbjuder en komplett företagsplattform som knyter samman människor,
företag och organisationer (hädanefter “Företagsplattformen”). I Företagsplattformen har
våra kunder tillgång till Fortnox vid var tid tillhandahållna produkter och tjänster för att
underlätta livet för företagare genom att erbjuda smarta tjänster inom bland annat
fakturering, bokföring, hantering av löner, tidredovisning (“Bokföringstjänster”) samt
finansiella tjänster som fakturaköp (“Finansiella tjänster”). Bokförings- och Finansiella
tjänsterna samt övriga tjänster som tillhandahålls via Företagsplattformen kallas
gemensamt ”Tjänsterna”. Via Företagsplattformen går det även att välja bland integrationer
som erbjuds av våra hundratals externa partners (”Integrationspartners”).
2. Personuppgiftsansvarig
Detta integritetsmeddelande beskriver de situationer där något av bolagen i Fortnox Group
behandlar personuppgifter som personuppgiftsansvarig.
När Fortnox AB tillhandahåller Bokföringstjänster via Företagsplattformen som
personuppgiftsbiträde behandlar vi personuppgifter enligt personuppgiftsbiträdesavtal
med personuppgiftsansvariga kundföretag. Dessa behandlingar beskrivs inte i detta
integritetsmeddelande, utan istället hänvisar vi till respektive kundföretag.
Vilket bolag inom Fortnox Group som är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina
personuppgifter beror på i vilket sammanhang personuppgifterna behandlas.
Personuppgiftsansvarig är ett av följande bolag (hädanefter “Fortnox”, “Vi” eller “Oss”):
● Fortnox AB, org.nr. 556469-6291, Bollgatan 3B, 352 46 Växjö
● AgoyIT AB, org.nr. 559228-1868, Bollgatan 3B, 352 46 Växjö
● Boardeaser AB, org. nr. 556930-6664, Linnégatan 89, 115 23 Stockholm
● Cling Group AB, org.nr. 559070-0273, Bollgatan 3B, 352 46 Växjö
● VisualBy Sweden AB, org.nr 559242-3676, Platensgatan 8, Linköping
● Fortnox Service AB, org.nr 559116-2564 Box 427, 351 06 Växjö
● Fortnox Finans AB, org. nr. 556949-9824, Drottninggatan 34, 211 41 Malmö
● Fortnox Finans 2 AB, org. nr 559554-9667, Drottninggatan 34, 211 41 Malmö
● Fortnox Starta Företag AB, 559309-2421, Bollgatan 3B, 352 46 Växjö
● Sharespine AB, 556930-6664, Kungsgatan 15, 411 19 Göteborg
Fortnox Finans AB och Fortnox Starta Företag AB är även vardera personuppgiftsansvariga
för de behandlingar som genomförs för att tillhandahålla sina tjänster till kund.
Oavsett vilket bolag inom Fortnox som är personuppgiftsansvarig kan du utöva dina
rättigheter eller i övrigt kontakta oss på samma sätt på det sätt som beskrivs i avsnitt 15
nedan.
3. Kategorier registrerade vars personuppgifter behandlas
av oss
Vi behandlar personuppgifter om en rad olika kategorier av registrerade. Nedan följer en
beskrivning av dessa kategorier samt en förklaring:
Kategori av Förklaring
registrerade
Kund När du som kund beställer tjänster från oss samlar vi in dina
personuppgifter för att hantera köp, fakturering, avtal och
statistik samt för att kontakta dig om våra tjänster och produkter.
Ombud Vi behandlar uppgifter om dig som ombud i samband med
tecknande eller användande av tjänst för kunds räkning.
Gäldenärer Vi behandlar personuppgifter om våra kunders gäldenärer, till
exempel i samband med indrivning av skulder.
Bolagsföreträdare Vi behandlar personuppgifter om styrelseledamöter, företrädare,
verklig huvudman och aktieägare, samt deras närstående för att
kunna utföra tjänster.
Samarbetspartner Om du har avtal med oss som samarbetspartner, återförsäljare
eller leverantör behandlar vi personuppgifter bland annat för
registrering och arkivering av avtal och dokument.
Användare Som användare av våra produkter och tjänster ger du oss
kontaktuppgifter. Vi samlar in data om hur du använder våra
tjänster, som klickmönster och funktioner du använder. Denna
information kan användas för att ta fram aggregerad statistik
som ett led i att utveckla och förbättra våra tjänster, för
marknadsföring samt för att kontakta dig om ditt intresse för våra
tjänster.
Potentiell kund Du blir en potentiell kund om du påbörjar, men inte slutför, en
beställning eller om vi genom andra källor får indikation om att du
kan ha intresse för våra tjänster. Vi samlar in dina kontakt- och
företagsuppgifter. Informationen används för riktad
marknadsföring.
Besökare Som besökare av något av våra fysiska kontor ger du oss
kontaktuppgifter och bilduppgifter för att möjliggöra säkert
tillträde till lokaler.
Deltagare När du deltar på någon av våra utbildningar, undersökningar eller
event samlar vi in personuppgifter för genomförandet av eventet,
utbildningen eller undersökningen.
Hemsidebesökare När du besöker våra hemsidor och accepterar cookies behandlar
vi uppgifter om dig för att tillhandahålla och utveckla hemsidan
samt för att kunna rikta marknadsföring. Läs mer under avsnitt 13.
Prenumerant Du som prenumererar på Fortnox nyheter och
pressmeddelanden.
4. Kategorier personuppgifter
Vi har delat in de personuppgifter vi samlar in och behandlar i olika kategorier för att
underlätta. Här kan du läsa om vilka de olika personuppgiftskategorierna är, för att hjälpa
dig att förstå vilken typ av personuppgifter vi kan komma att behandla inom respektive
kategori.
Företagsuppgifter utgör vanligen inte personuppgifter, men vad gäller företagsuppgifter
som avser enskilda näringsidkare med en enskild firma där organisationsnummer är
detsamma som ett personnummer bedöms företagsuppgifter utgöra personuppgifter.
Vissa företagsuppgifter kan även vara kopplade till en person, som kontaktuppgifter eller
uppgifter avseende en företrädare, vilket gör dem till personuppgifter.
Nedan följer en beskrivning av vilka kategorier personuppgifter vi behandlar samt varifrån
personuppgifterna samlas in.
Kategorier av Personuppgifter som huvudsakligen Källa
personuppgifter omfattas av respektive kategori:
Företagsuppgifter Organisationsnummer (personnummer), Direkt från registrerad,
företagsnamn, kundnummer och adress men kan kompletteras
med information från
offentliga register
Kontaktuppgifter Namn, befattningsinformation, Direkt från registrerad
e-postadress, telefonnummer och
postnummer
Identifikations- Person- eller samordningsnummer och Direkt från registrerad
uppgifter uppgifter som samlas in i samband med eller från tredje part i
digital signering och ID-handlingar ärende om
inkassoåtgärder
Finansiella uppgifter Kontonummer, VAT-nr, SNI-kod, Direkt från registrerad,
Plusgiro/bankgiro, kreditpoäng, men kan kompletteras
kredithistorik och fakturaunderlag, med information från
samt kreditupplysning externa källor som
Kategorier av Personuppgifter som huvudsakligen Källa
personuppgifter omfattas av respektive kategori:
kreditupplysnings-
företag
Användaruppgifter Användarnamn, användar-ID, tenant-ID Direkt från registrerad
och vilka tjänster användaren använder
ID genereras av Fortnox
Utbildningsuppgifter Namn, e-postadress, arbetsgivare m.m Direkt från registrerad
Ärendeuppgifter Ärendeuppgifter som behandlas vid Direkt från registrerad
support såsom ärendenummer,
uppgifter i fritext vid kontakt via chatt
eller e-post eller inspelade
telefonsamtal
Kundkännedoms- Uppgifter avseende kundkännedom Offentliga register
uppgifter inklusive uppgifter om politiskt
exponerade personer samt Dataleverantör/
personuppgifter om lagöverträdelser Offentliga register
och kontroll av sanktionslistor.
Från Fortnox AB
Användarbeteende Användarbeteende och information om Genereras av Fortnox i
använd enhet samlas in via placerade samband med
cookies som hur du använder våra användning av våra
tjänster, enhetsinformation såsom tjänster och produkter,
IP-adress, personliga inställningar och eller vid besök av
användar-ID m.m. hemsidor och appar
Tekniska uppgifter Tekniska uppgifter som genereras vid Genereras av Fortnox i
användning av våra tjänster såsom samband med
teknisk data som exempelvis loggar för användning av våra
in- och utloggning, svarstid för tjänster och produkter,
sidladdning etc. eller vid besök av
webbsidor och appar
Information från Uppgifter som du lämnar till oss i Direkt från registrerad
sociala samband med tävlingar eller event som och från våra
medieplattformar samlas in via våra konton på respektive samarbetspartners
plattform, eller hur du interagerar med partners (plattformen)
vårt innehåll på sociala
medieplattformar.
5. Personuppgiftsbehandlingar
Fortnox strävar efter att vara öppna med hur vi behandlar personuppgifter. Nedan
beskriver vi hur och varför vi behandlar personuppgifter. I de fall personuppgifterna kan
komma att lämnas ut till tredje part kan du läsa mer om vilka kategorier av mottagare som
vi delar med i avsnitt 8 nedan.
5.1. Personuppgiftsbehandlingar som utförs av samtliga
Fortnoxbolag
Vad vi gör och varför Kategorier av Kategori av Rättslig grund Lagringsperiod
(ändamål med personuppgifter registrerad
behandling) som behandlas
Upprätta och Kontaktuppgifter, Kund, Ombud, Fullgörande av avtal Under
administrera avtal och Företagsuppgifter, Potentiell (GDPR artikel 6.1 b) avtalsrelation och
beställningar Identifikations- kund, Bolags- upp till 18 månader
uppgifter, Finansiella företrädare efter avtalets
uppgifter upphörande
Bokföringsuppgifter
sparas 7 år enligt
bokföringslagen
Upprätta och Kontaktuppgifter, Användare Fullgörande av avtal Under
administrera ditt konto Identifikations (GDPR artikel 6.1 b) avtalsrelation och
för Fortnox ID uppgifter, upp till 18 månader
Användaruppgifter efter avtalets
upphörande
För att tillhandahålla Kontaktuppgifter, Användare Fullgörande av avtal Under
tjänsterna enligt Identifikations- (GDPR artikel 6.1 b) avtalsrelation och
Fortnox användarvillkor uppgifter, upp till 18 månader
(Fortnox ID) Användaruppgifter, efter avtalets
Tekniska uppgifter upphörande
Vad vi gör och varför Kategorier av Kategori av Rättslig grund Lagringsperiod
(ändamål med personuppgifter registrerad
behandling) som behandlas
Hantera vår Kontaktuppgifter, Kund, Ombud, Vårt berättigade Under
avtalsrelation med dig, Företagsuppgifter, Samarbets- intresse (GDPR avtalsrelation och
innefattande krav på, Användaruppgifter, partner artikel 6.1 f) att upp till 18 månader
och uppföljning av, Samarbetspartners effektivt hantera efter avtalets
avtalsrelationen och dig och underlätta upphörande för
samarbetet med kunder och upp till 10
kunder och år vid övriga
samarbetspartners kategorier
Tillhandahålla support Kontaktuppgifter, Kund, Ombud, Fullgörande av avtal Telefonsamtal och
till Användare, Kunder Identifikations- Användare, (GDPR artikel 6.1 b) chatthistorik
och Potentiella kunder uppgifter, Potentiell samt vårt sparas i 90 dagar.
(Dock inte när vi stödjer Ärendeuppgifter, kund berättigade intresse Ärende i vårt
kunders användning av Företagsuppgifter, (GDPR artikel 6.1 f) ärendesystem
tjänster via Användaruppgifter, att kunna ge god lagras i tre år från
supportinlogg). Tekniska uppgifter kundservice och avslutad
utveckla våra kundrelation
tjänster.
Verifiering av Kund och Kontaktuppgifter, Kund, Vårt berättigade Personuppgifter
Användare Identifikations- Bolagsföreträ intresse (GDPR lagras under
uppgifter, dare, artikel 6.1 f) att avtalsperioden och
Användaruppgifter, Användare verifiera att därefter 18
Företagsuppgifter bolaget som köper månader efter
våra tjänster är det avtalets
företag som det upphörande.
utger sig för att
vara. Detta är
avgörande för att
upprätthålla en
hög säkerhet och
förebygga
bedrägerier.
Vad vi gör och varför Kategorier av Kategori av Rättslig grund Lagringsperiod
(ändamål med personuppgifter registrerad
behandling) som behandlas
Upprätthålla säker Tekniska uppgifter, Kund, Ombud, Fullgörande av Personuppgifter
och fungerande drift i Användaruppgifter, Användare, avtal (GDPR artikel lagras under
Fortnox tjänster. Kontaktuppgifter, Samarbets- 6.1 b), samt avtalsperioden för
Användarbeteende partner, vårt berättigade att säkerställa
Upptäcka samt Hemsidebesök intresse (GDPR tjänstens
förebygga och are artikel 6.1 f) där vi funktionalitet.
åtgärda tekniska har ett behov att
problem och utföra felsökning
säkerhetsrisker. samt förhindra
missbruk eller
säkerhetsproblem.
Analysera hur våra Användaruppgifter, Kund, Vårt berättigade Vi lagrar dessa
tjänster används (t.ex. Identifikations- Potentiell intresse (GDPR uppgifter i
loggdata, interaktion uppgifter, Kund, artikel 6.1 f) där vi pseudonymiserad
och Användarbeteende, Användare, har ett behov att form så länge som
användningsstatistik) Tekniska uppgifter Hemside- utveckla, förbättra nödvändigt
för att testa, utvärdera besökare och kvalitetssäkra men inte längre än
och förbättra våra produkter och 72 månader.
prestanda, stabilitet, tjänster så att Om möjligt
användbarhet och plattformen anonymiserar vi först
funktionalitet i våra fungerar stabilt, är uppgifterna och tar
produkter, tjänster, app, användarvänlig fram anonymiserad,
webbplatser och vår och möter aggregerad statistik
support kundernas behov som underlag för
utvecklingsarbete
Administrera och Kontaktuppgifter, Deltagare Vårt berättigade Vi lagrar uppgifter
genomföra utbildningar Företagsuppgifter, intresse (GDPR upp till sex månader
och webbinarier Användaruppgifter, artikel 6.1 f) där vi efter genomförd
inklusive Utbildningsuppgifter har ett behov att uppföljning efter
deltagarhantering och genomföra utbildning eller
uppföljning utbildning för att webbinarium.
höja kompetens
om våra produkter Inspelade
webbinarier kan
sparas upp till två år
Vad vi gör och varför Kategorier av Kategori av Rättslig grund Lagringsperiod
(ändamål med personuppgifter registrerad
behandling) som behandlas
Ta emot ansökningar Företagsuppgifter, Kund, Ombud Fullgörande av Nekade ansökningar
och hantera utbetalning Kontaktuppgifter, avtal (GDPR artikel sparas i upp till 7
från sponsorfonden Ärendeuppgifter, 6.1 b) månader, medan de
Finansiella uppgifter som är beviljade
sparas under hela
kundrelationen
Genomföra Kontaktuppgifter, Kund, Vårt berättigade Tills uppföljning är
kundnöjdhetsunder- Företagsuppgifter, Användare, intresse (GDPR genomförd efter
sökningar och inhämta Användaruppgifter, Potentiell artikel 6.1 f) där vi undersökning och
recensioner för att Användarbeteende kund, har ett behov att sex månader
utveckla och förbättra Samarbets- följa upp våra därefter
tjänster partner, produkter och vilka
Deltagare åsikter kunderna
har om våra
produkter
Administrera Fortnox Finansiella Kund, Rättslig Under avtalstiden och
bokföring, uppgifter, Gäldenärer, förpliktelse (GDPR 7 år därefter för att
årsredovisning, Företagsuppgifter Bolagsföreträ artikel 6.1 c) enligt säkerställa
skattedeklarationer, dare inkomstskattelag efterlevnad av
bolagsstämma (1999:1229) och Bokföringslagen
bokföringslag
(1999:1078)
Administrera avtal Kontaktuppgifter, Samarbets- Fullgörande av Under avtalstiden och
med leverantörer, Företagsuppgifter, partner avtal (GDPR artikel 10 år därefter med
återförsäljare och Identifikations- 6.1 b) stöd i
samarbetspartners uppgifter, Finansiella preskriptionsregler
uppgifter
Vad vi gör och varför Kategorier av Kategori av Rättslig grund Lagringsperiod
(ändamål med personuppgifter registrerad
behandling) som behandlas
Lagring av uppgifter Samtliga kategorier Samtliga Vårt berättigade Så länge som
för att skydda personuppgifter kan kategorier intresse (GDPR artikel nödvändigt för att
Fortnox från legala förekomma registrerade 6.1 f) att lagra fastställa, utöva
anspråk och tillvarata uppgifter som kan eller försvara
Fortnoxs rättsliga behövas för att rättsliga anspråk
intressen fastställa, utöva eller
försvara
rättsliga anspråk
Köpa eller sälja delar Företagsuppgifter Samtliga Vårt berättigade Till dess att
av verksamhet kategorier intresse (GDPR artikel utvärderingen är
registrerade 6.1 f) att utvärdera genomförd och upp
och genomföra till 7 år därefter.
denna typ av
transaktioner
Skicka nyhetsbrev och Kontaktuppgifter Kund, Samtycke (GDPR Till dess
information till Prenumerant, artikel 6.1 a) kundrelationen
prenumeranter Potentiell alternativt vårt upphör och upp till
kund, berättigade intresse ett år därefter eller
Samarbets- (GDPR artikel 6.1 f) till dess samtycket
partner där vi har intresse att dras tillbaka
informera dig om
Fortnox och Tjänster
vi tillhandahåller.
Profilering för riktad Kontaktuppgifter, Kund, Vårt berättigade Under
merförsäljning till Användaruppgifter, Potentiell intresse (GDPR artikel kundrelationen och
kund eller Användarbeteende, kund, 6.1 f) där vi har max 12
nyförsäljning till Företagsuppgifter, Användare, intresse att månader därefter,
potentiell kund. Se Tekniska uppgifter Hemsidebesö marknadsföra om alternativt under 12
avsnitt 6.1 nedan. kare, våra nyheter och månader från
Bolags- uppdateringar i våra insamling av
företrädare Tjänster samt personuppgifter
marknadsföra vår
verksamhet.
Alternativt samtycke
(GDPR artikel 6.1 a)
vid omfattande
profilering.
Vad vi gör och varför Kategorier av Kategori av Rättslig grund Lagringsperiod
(ändamål med personuppgifter registrerad
behandling) som behandlas
Insamlingen av leads Företagsuppgifter, Kund, Vårt berättigade Vid utebliven
från offentliga källor Kontaktuppgifter Potentiell intresse (GDPR artikel kundrelation, max
och samarbetpartners kund, 6.1 f) där vi har ett 12 månader efter
Samarbets- intresse att kartlägga insamling av
partner, potentiella kunder och uppgifter.
Bolags- sedan marknadsföra
företrädare våra produkter.
Tillhandahålla Kontaktuppgifter, Kund, Vårt berättigade Under
marknadsföring eller Användaruppgifter, Användare, intresse (GDPR artikel marknadsförings-
erbjudanden till dig Användarbeteende, Bolags- 6.1 f) där vi har kampanjen och
som användare för Företagsuppgifter företrädare bedömt att vi har ett max 6 månader
befintlig kund om berättigat intresse att därefter.
andra produkter och tillhandahålla
tjänster som är marknadsföring och
liknande de du redan erbjudanden till dig
använder, i inloggat om våra tjänster
läge, genom e-post
eller riktade annonser.
Tillhandahålla dig Kontaktuppgifter, Potentiell Samtycke (artikel 6.1 a Under
marknadsföring Användaruppgifter, kund, i GDPR) eller vårt marknadsförings-
genom riktade Användarbeteende, Hemsidebesök berättigade intresse kampanjen och
annonser eller e-post Företagsuppgifter, are, (GDPR artikel 6.1 f) där max 6 månader
om erbjudanden och Bolags- vi har ett intresse att därefter.
produkter. företrädare direktmarknadsföra
mot dig där du har
möjlighet till
invändning.
Tillhandahålla mer Kontaktuppgifter, Kund, Vårt berättigade Under
relevant Användaruppgifter, Potentiell intresse (GDPR artikel marknadsförings-
marknadsföring till dig Användarbeteende, kund, 6.1 f) där vi bedömt att kampanjen och
genom att dela Företagsuppgifter Användare, vi har ett berättigat max 6 månader
målgruppssegment, Hemsidebesök intresse att därefter.
inklusive are, marknadsföra i de
personuppgifter, med kanaler där du är
samarbetspartners aktiv.
som tillhandahåller
kanaler där
marknadsföring kan
ske.
Vad vi gör och varför Kategorier av Kategori av Rättslig grund Lagringsperiod
(ändamål med personuppgifter registrerad
behandling) som behandlas
Segmentera så att du Kontaktuppgifter, Samtliga Vårt berättigade Under
bli undantagen från Användaruppgifter, registrerade intresse (GDPR artikel marknadsförings-
marknadsförings- Identifikationsuppgift 6.1 f) att endast nå ut kampanjen,
kampanjer, er med endast relevant alternativt tills du
innefattande att budskap till drar tillbaka din
tillvarata din rätt att bli mottagare, samt invändning mot
exkluderad från Rättslig förpliktelse marknadsföring.
marknadsföring. (GDPR artikel 6.1 c)
enligt GDPR och
marknadsföringslage
n
Dataanalyser för att Användaruppgifter, Kund, Vårt berättigade Under
mäta och förbättra vår Användarbeteende Potentiell intresse (GDPR artikel marknadsförings-
marknadsföring och kund, 6.1 f) där vi har kampanjen och
våra Användare, bedömt att vi har ett max 6 månader
marknadsförings- Hemsidebesök berättigat intresse att därefter.
kanaler are, utföra dataanalys för
Bolags- att se hur effektiva
företrädare våra
marknadsförings-
åtgärder är.
Insamling av uppgifter Tekniska uppgifter, Hemside- Samtycke enligt Se separat
genom cookies för att Användaruppgifter, besökare, lagen om elektronisk cookiepolicy som
kunna tekniskt anpassa Information från Användare, kommunikation hänvisas till från
sidans funktionalitet sociala Potentiell (2022:482), samt vårt avsnitt 13.
samt analysera medieplattformar kund, Kund berättigade intresse
besökshistorik för att (GDPR artikel 6.1 f)
kunna utveckla våra där vi har ett intresse
tjänster och att
marknadsföring tillhandahålla en
bättre
användarupplevelse
och anpassa
marknadsföring till
dig
Visselblåsning - ta emot Kontaktuppgifter, Kund, Ombud, Rättslig förpliktelse Rapporter och
och utreda rapporter Ärendeuppgifter Användare, (GDPR artikel 6.1 c) dokumentation
om allvarliga Bolagsfäreträ enligt lag (2021:890) sparas högst i två år
missförhållanden inom dare, om skydd för efter avslutad
Fortnox Group Samarbets- personer som utredning.
partner rapporterar om
missförhållanden
Vad vi gör och varför Kategorier av Kategori av Rättslig grund Lagringsperiod
(ändamål med personuppgifter registrerad
behandling) som behandlas
Ta emot fysiska besök Kontaktuppgifter Besökare Vårt berättigade Så länge det är
på respektive kontor intresse (GDPR artikel nödvändigt att
6.1 f) av att bevara
säkerställa en trygg uppgiften
arbetsmiljö och med hänsyn till
kunna identifiera ändamålet.
besökare för
säkerhetsändamål
Tillhandahålla och Finansiella Kund, Fullgörande av Uppgifterna lagras i
administrera köp av uppgifter, Bolagsföreträ avtal (GDPR artikel under hela
lagerbolag eller Företagsuppgifter, dare, Ombud 6.1 b) kundrelationen och
upprättande av nytt Kontaktuppgifter, upp till två år
aktiebolag, inklusive Identifikations- därefter
genomföra uppgifter
nödvändiga
bolagsrättsliga
åtgärder samt de
krav som gäller för
bildande och
överlåtelse av
aktiebolag
Anonymisering och Samtliga Kund, Ombud, Vårt berättigade Uppgifter efter
aggregering av Gäldenärer, intresse (GDPR anonymisering,
personuppgifter i Användare artikel 6.1 f) att pseudonymisering
syfte att genomföra använda erhållen och aggregering
analys och relevant sparas tillsvidare i
utveckling av våra information för att den mån det inte
tjänster och utveckla våra utgör
processer. tjänster för ett personuppgifter för
Exempelvis förbättra bättre Fortnox.
våra kunderbjudande.
kreditriskmodeller i
syfte att motverka
bedrägerier.
5.2. Personuppgiftsbehandlingar som är specifika för Fortnox
Finansiella tjänster
Vad vi gör och varför Kategorier av Kategori av Rättslig grund Lagringsperiod
(ändamål med personuppgifter registrerad
behandling) som används
Upprätthålla Kundkännedoms- Kund, Rättslig 5–10 år efter
kundkännedom och uppgifter, Potentiell förpliktelse (GDPR avtalets
riskklassificering av Finansiella kund, artikel 6.1 c), enligt upphörande.
kunder samt uppgifter, Gäldenärer, blans annat lag
kontrollera om kund Användaruppgifter, Borgensman, (2017:630) om
finns på Kontaktuppgifter, Bolags- åtgärder mot
internationella Företagsuppgifter företrädare penningtvätt och
sanktionslistor i syfte finansiering av
att förebygga terrorism
ingående av avtal
med otillåtna kunder
Transaktions- Kundkännedoms- Kund, Rättslig 5–10 år efter
övervakning för att uppgifter, Potentiell förpliktelse (GDPR avtalets
identifiera misstänkt Finansiella kund, artikel 6.1 c), lag upphörande.
penningtvätt, uppgifter, Gäldenärer, (2017:630) om
bedrägerier eller Kontaktuppgifter, Bolags- åtgärder mot
terrorfinansiering Företagsuppgifter företrädare penningtvätt och
finansiering av
terrorism
Kreditprövning och Finansiella Kund, Fullgörande av Så länge kreditavtal
kreditbedömningar i uppgifter, Bolags- avtal (GDPR artikel och/eller
syfte att säkerställa Företagsuppgifter företrädare 6.1 b) borgensåtagandet
att kreditgivning vilar gäller och därefter
på en sund grund endast i den
omfattning och så
länge det krävs för
att fullgöra
skyldigheter enligt
lag
Hämta medel från Finansiella Kund Fullgörande av Tills godkännande för
klient för utförande uppgifter, avtal (GDPR artikel betalningsuppdrag
av betalningsuppdrag Företagsuppgifter, 6.1 b) återtas och därefter
Kontaktuppgifter endast i den
omfattning och så
länge det krävs för
att fullgöra
skyldigheter enligt
lag
Vad vi gör och varför Kategorier av Kategori av Rättslig grund Lagringsperiod
(ändamål med personuppgifter registrerad
behandling) som används
Hantera fakturor, Finansiella Kund, Gäldenär, Vårt berättigade Under tiden skulden
betalningspåminnels uppgifter, Ombud intresse (GDPR kan göras gällande,
er och kund- Identifikations- artikel 6.1 f) att som utgångspunkt 10
kommunikation för uppgifter, driva in skulder på år enligt
att säkerställa korrekt Företagsuppgifter, våra egna fakturor preskriptionslagen
skuldindrivning. Kontaktuppgifter eller fullgörande
av avtal (GDPR
artikel 6.1 b) i det
fall vi
tillhandahåller
servicen för
kundens fakturor
Förvärv av Finansiella Kund, Gäldenär Fullgörande av Under tiden skulden
fakturafordran från uppgifter, avtal (GDPR artikel kan göras gällande,
Kund eller Företagsuppgifter, 6.1 b) som utgångspunkt 10
vidareförsäljning till Kontaktuppgifter år enligt
koncernbolag preskriptionslagen
Hantering av Identifikations- Kund, Utförandet av en Under tiden skulden
inkassoåtgärder, uppgifter, Gäldenärer, uppgift av allmänt kan göras gällande,
innefattande Kontaktuppgifter, Ombud Intresse (GDPR som utgångspunkt 10
kravhantering och Företagsuppgifter, artikel 6.1 e) år enligt
indrivning av skulder Finansiella preskriptionslagen,
uppgifter medan
dokumentationen
sparas 36 månader
efter slutfört ärende
6. Profilering och automatiserat beslutsfattande
6.1. Profilering
Fortnox använder sig i vissa fall av så kallad profilering. Det innebär en automatisk
behandling av personuppgifter för att göra analyser kring våra kunders ekonomiska
situation, tillsammans med användares personliga val eller beteenden i
Företagsplattformen. Profilering används till exempel för att analysera och utveckla
Tjänsterna eller i samband med marknadsföring.
Vi använder oss av profilering i behandlingarna som anges ovan i avsnitt 5 vid exempelvis:
- Insamling och analys av användarbeteende för produktutveckling och
produkttestning.
- Segmentering av profil för att genomföra marknadsföringsinsatser.
- Riskklassificering av kunder inför avtalsingående och under avtalsförhållandet.
6.1.1. Särskilt om profilering i marknadsföring
När du interagerar med Fortnox t.ex. genom att besöka Fortnox webbsidor eller använda
Fortnox appar, delta på event och webinars eller använder Företagsplattformen och
Tjänsterna, kommer Fortnox att behandla dina personuppgifter utifrån ett berättigat
intresse av att behandla personuppgifter för marknadsföring till dig som kund eller
potentiell kund. Alternativt stödjer vi behandlingen på ditt samtycke, i det fall vi använder
mer avancerad profilering av dig som kund eller potentiell kund.
Som vi har specificerat ovan kan informationen härstamma från exempelvis offentliga
källor, din användning av tjänsten eller via cookies. I det fall du i cookiebannern lämnar
samtycke till att vi samlar in dina uppgifter i marknadsföringssyfte godkänner du det syftet
och att vi delar informationen med tredje part, t.ex. våra annonseringspartners. I det fall du
vill invända eller ta tillbaka ditt samtycke till profilering, baserat på insamling av uppgifter
genom cookies, kan du göra det genom cookie-inställningarna på externwebben.
Genom att analysera information om hur du använder våra tjänster och hur du interagerar
med oss kan vi anpassa den marknadsföring och de rekommendationer du får från oss.
Som exempel på profilering kan vi använda oss av lookalike-profiler av redan befintliga
kunder till en produkt (det vill säga profiler som har samma egenskaper och kännetecken
som en annan profil), för att sedan marknadsföra produkten till dig som är identifierad som
en lookalike-profil. Som befintlig användare kan du exempelvis se marknadsföringen i
inloggat läge, medan du som potentiell kund kan se detta som exempelvis ads på andra
webbplatser.
6.2. Automatiserat beslutsfattande inklusive profilering
Fortnox kan använda sig av automatiserat beslutsfattande för att bevilja en ansökan om
kredit inom ramen för att kunna tillhandahålla nedan beskrivna Finansiella tjänster. Ett
automatiserat beslut sker på teknisk väg, utan mänsklig inblandning och används för att
öka snabbheten, objektiviteten och korrektheten.
Vid ansökan via plattformen om kredit sker en automatiserad kreditprövning och
bedömning, men i det fallet en ansökan inte beviljas direkt sker en manuell bedömning. En
manuell bedömning sker även om ansökan inkommer via säljare, vid stora limiter eller
komplexa affärer, vid hantering av tidiga varningssignaler, vid årsföredragningar och innan
avstängning av en klient. För närvarande avslår således Fortnox inga ansökningar enbart
baserat på ett automatiserat beslut.
Beslut om kreditprövning baseras på de uppgifter som lämnats i samband med ansökan
tillsammans med uppgifter från en extern kreditupplysning. En sammanvägd bedömning
om kreditansökan kan beviljas eller inte sker enligt Fortnox rutiner.
Du har rätt att begära manuell omprövning och manuell hantering av ditt ärende om det
baserats på automatiserat beslutsfattande, dvs om du får automatiskt beslut efter
kreditprövningen har du rätt att begära en manuell omprövning.
7. Användning av AI
Inom Fortnox Group använder vi vissa AI-baserade verktyg och funktioner som kan
behandla personuppgifter. Dessa används för att effektivisera processer och förbättra
informationsflöden. Vi följer kontinuerligt utvecklingen av EU:s AI-förordning och arbetar
löpande med att säkerställa att de AI-funktioner vi använder eller tillhandahåller uppfyller
gällande krav, inbegripet GDPR.
Vi använder och erbjuder AI som beslutsstöd och det ersätter inte manuella beslut, om inte
annat anges. Vi testar löpande våra AI-funktioner för att säkerställa rimliga och korrekta
resultat samt hantera risker som partiskhet eller felaktiga slutsatser. Därtill behandlar
AI-funktionerna endast de personuppgifter som behövs för det aktuella ändamålet, och vi
tränar inte våra modeller på kundens personuppgifter utan att ha en dokumenterad rättslig
grund och vidtagna säkerhetsåtgärder.
Exempel på AI-baserade funktioner vi använder oss av är:
- Vår AI-baserade supportchat som kan hjälpa dig med att navigera och använda olika
funktioner i plattformen.
- Utveckling och förbättring av våra tjänster med hjälp av AI-baserade
programmeringsassistenter.
AI som används fungerar som stöd i vissa av behandlingarna som specificeras i avsnitt 5
ovan. Om du interagerar med AI-baserade funktioner så informerar vi dig om att så är
fallet.
8. Delning av personuppgifter
För att uppfylla de ändamål för vilka vi behandlar dina uppgifter kan vi även behöva dela
dina personuppgifter med ett annat bolag, i form av andra personuppgiftsbiträden eller
personuppgiftsansvariga. När vi delar dina personuppgifter säkerställer vi att vi inte delar
fler uppgifter än nödvändigt och säkerställer i övrigt att dina uppgifter behandlas säkert
och i enlighet med gällande lag.
Kategorier av mottagare som Fortnox kan komma att dela dina personuppgifter med:
8.1. Inom Fortnox Group
För att kunna tillhandahålla tjänster och produkter kan personuppgifter komma att delas
mellan bolagen inom koncernen, i den mån det är nödvändigt för att uppfylla respektive
bolags ansvar och åtaganden. Överföringar av personuppgifter mellan bolagen inom
Fortnox Group är reglerat i ett internt uppdragsavtal.
8.2. Leverantörer i egenskap av personuppgiftsbiträde
Vi kan behöva dela uppgifter om dig med leverantörer som är personuppgiftsbiträde till
oss. Dessa leverantörer får endast behandla personuppgifter för de ändamål vi har
bestämt. Vi ingår alltid personuppgiftsbiträdesavtal med leverantörer för att säkerställa att
avtalsrelationen och delningen av personuppgifter är i linje med tillämplig
dataskyddslagstiftning. Följande kategorier av leverantörer i egenskap av
personuppgiftsbiträde kan vi dela dina personuppgifter med:
- Leverantörer av olika typer av IT-tjänster, såsom vårt CRM-system och
infrastrukturlösningar.
- Leverantörer i samband med marknadsföring av våra Tjänster (vid marknadsföring
på sociala medier är dock leverantören oftast personuppgiftsansvarig).
- Leverantörer av konsulttjänster och extern rådgivning.
8.3. Leverantör i egenskap av personuppgiftsansvarig
I vissa situationer delar Fortnox personuppgifter med externa aktörer som själva
bestämmer syften och medel med sin behandling. Dessa aktörer agerar som självständigt
personuppgiftsansvariga, exempelvis när de tillhandahåller tjänster som kräver att de
behandlar uppgifter enligt lag eller egna ändamål. När detta sker ansvarar de själva för sin
behandling. Följande kategorier av leverantörer i egenskap av personuppgiftsansvariga kan
vi dela dina personuppgifter med:
- banker i syfte att bland annat inleda en betalningsinitiering.
- kreditupplysningsföretag i syfte att få information om kundbolags finansiella
ställning för att säkerställa en korrekt kreditbedömning i samband med erbjudandet
av våra tjänster. Denna information baseras på vårt berättigade intresse att bedriva
vår verksamhet och undvika kreditrisker. Detta gäller framförallt enskilda
näringsidkare med enskild firma där det inte finns en juridisk person.
- dataleverantörer som tillhandahåller oss med data (innefattande personuppgifter)
som finns i offentliga register för att kunna utföra arbetsuppgifter inom exempelvis
kundkännedom och andra åtgärder för att motverka penningtvätt och
terrorfinansiering.
8.4. Potentiella köpare, ombud m.fl.
För det fall Fortnox avser sälja sin verksamhet eller delar av sin verksamhet kan potentiella
köpare komma att ta del av personuppgifter för att kunna värdera verksamheten. Fortnox
har ett berättigat intresse att kunna utvärdera och genomföra denna typ av transaktioner.
8.5. Myndigheter i egenskap av personuppgiftsansvarig
Fortnox kan behöva lämna information till myndigheter som Polisen, Skatteverket,
Finansinspektionen eller andra myndigheter och domstolar. Delning av personuppgifter
kan ske endast när vi enligt lag är skyldiga att göra det, så som enligt
penningtvättsregelverket, eller för att vi ska kunna bevaka rättsliga anspråk, eller i vissa
fall om du har uppmanat oss att göra det eller om det krävs för att administrera
skatteavdrag.
8.6. Kunder och redovisningsbyråer
Den information du som Användare tillhandahåller kan vi komma att dela med de Kunder
du har en direktrelation med, tex. i egenskap av Användare för en specifik Kund. I det fall
Kunden har en avtalsrelation med en redovisningsbyrå som använder Fortnox tjänster, kan
vi även dela dina uppgifter med aktuell redovisningsbyrå. Syftet med delningen är att
administrera tjänsterna.
9. Vidarebehandling av personuppgifter
Vi kan i vissa fall komma att behandla dina personuppgifter för ett annat syfte än det de
ursprungligen samlades in för. Vi säkerställer, i de fall det krävs, att det nya ändamålet är
förenligt med det ursprungliga ändamålet. Som exempel på vidarebehandling av
personuppgifter kan vi använda inhämtade personuppgifter för statistikändamål. Om vi
avser att vidarebehandla dina personuppgifter för andra ändamål än de vi tidigare
specificerat, informerar vi dig om det innan vi inleder behandlingen.
10. Var vi behandlar dina uppgifter och överföringar utanför
EU/EES
Dina uppgifter behandlas och lagras huvudsakligen i Sverige. Vi använder oss även i vissa
fall av molntjänster med datacenter i EU/EES eller tjänsteleverantörer som finns i andra
länder inom EU/EES.
På grund av användandet av olika tekniska lösningar kan vi även i vissa fall komma att
överföra personuppgifter till andra länder utanför EU/EES. Överföringar av personuppgifter
utanför EU/EES kommer endast att ske under förutsättning att det finns ett legalt stöd
genom antingen EU-kommissionens beslut om det tredje landet har en adekvat skyddsnivå,
eller det vidtagits lämpliga skyddsåtgärder såsom godkända bindande
företagsbestämmelser eller användning av EU-kommissionens beslutade
standardavtalsklausuler för tredjelandsöverföringar jämte eventuella kompletterande
tekniska, juridiska och organisatoriska skyddsåtgärder. Du hittar mer information om vilka
länder som anses ha en “adekvat skyddsnivå” på EU-kommissionens hemsida, och du kan
läsa mer om standardklausuler på svenska Integritetsskyddsmyndighetens hemsida här,
och bindande företagsbestämmelser (“BCR”) här.
Vill du ha mer information om vilka skyddsåtgärder vi har vidtagit är du även välkommen
att kontakta oss, se kontaktuppgifter under rubriken ”Kontakt”.
11. Dina rättigheter och hur du utövar dem
Vill du utöva dina rättigheter kan du enkelt göra det genom att kontakta oss enligt avsnitt
15.
Du har följande rättigheter när Fortnox behandlar dina personuppgifter:
● Du har rätt att få reda på om vi behandlar dina personuppgifter och att få en kopia
på dina personuppgifter som vi behandlar, ett så kallat registerutdrag (“rätt till
tillgång”).
● Om du anser att Fortnox har felaktiga eller ofullständiga uppgifter om dig kan du
begära att vi rättar eller kompletterar uppgifterna (“rätt till rättelse”).
● Du kan invända mot behandlingen när vi behandlar dina uppgifter med stöd av en
intresseavvägning. Vi får då endast fortsätta behandla dina uppgifter om det finns
berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter
eller friheter (“rätt att göra invändningar”).
● Du kan begära radering av dina personuppgifter. Du har rätt att få dina
personuppgifter raderade i vissa situationer, till exempel när behandlingen inte
längre är nödvändig för de syften de samlades in för. Vi har dock rätt att neka
radering i vissa situationer exempelvis om det krävs för att fullgöra avtalet eller om
annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat
(“rätt till radering”).
● Du kan begära begränsning av behandlingen. I vissa fall kan du ha rätt att begränsa
behandlingen av dina personuppgifter. När behandlingen har begränsats kommer
dina personuppgifter endast att lagras, och inte behandlas vidare. Om du till
exempel anser att personuppgifter är felaktiga, har du rätt att begränsa
behandlingen medan uppgifternas riktighet kontrolleras (“rätt till begränsad
behandling”).
● Om behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke eller om du
har lämnat uppgifterna med anledning av ett avtal har du rätt att begära ut
uppgifterna i ett maskinläsbart format så att du kan överföra dem till en annan
personuppgiftsansvarig (“rätt till dataportabilitet”).
● Du har i vissa fall rätt att begära en manuell prövning av ett beslut som vi fattat
genom automatiserat beslutsfattande, detta har utvecklats i punkt 6 i detta
integritetsmeddelande.
● I den utsträckning vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke har
du rätt att återkalla ditt samtycke, med giltighet från återkallelsen. Sådant
återkallande innebär i regel att vi upphör med behandlingen för det ändamål som
samtycket avser, såvida det inte finns några andra lagliga grunder för behandlingen
(“rätt att återkalla samtycke”).
● Du har rätt att framföra klagomål avseende vår behandling av personuppgifter till
Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) som är den svenska tillsynsmyndigheten för
personuppgiftsbehandlingar (“rätt till klagomål”). IMY når du här, alternativt
mejlledes genom imy@imy.se eller via telefon: 08-657 61 00. Du får givetvis kontakta
IMY innan du kontaktar oss, men vi värdesätter om du uppmärksammar dina åsikter
för oss så att vi kan beakta det i vårt kontinuerliga förbättringsarbete.
Vill du läsa mer om dina rättigheter kan du hitta ytterligare information på
Integritetsskyddsmyndighetens hemsida här.
12. Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder
Fortnox har vidtagit nödvändiga lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder för
att skydda integriteten och konfidentialiteten till personuppgifter som behandlas. Vi vidtar
skyddsåtgärderna för att skydda dina personuppgifter mot oavsiktlig eller olaglig
förstöring, förlust eller ändring eller till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de
personuppgifter som överförts, lagrats eller på annat sätt behandlats. Vi arbetar även
utifrån principen att endast de personer, som faktiskt behöver behandla dina
personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla ändamålen, har tillgång till dem.
Våra tjänsteleverantörer väljs noggrant ut och är skyldiga genom avtal att använda
lämpliga åtgärder för att skydda dina personuppgifter. Du kan läsa mer om våra
säkerhetsåtgärder här.
13. Cookies
Vi använder cookies och andra spårningstekniker ("Cookies") för att utveckla och förbättra
våra gränssnitt som webbplats, anpassa funktionalitet och innehåll för dig samt för riktad
marknadsföring. Dessa spårningstekniker kan även vara tekniskt nödvändiga för att
upprätthålla säkerheten i våra tjänster. Se beskrivning av behandlingen i avsnitt 5 ovan.
Nedan hittar du våra vid var tid gällande Cookie-policy som närmare beskriver vår
användning av cookies genom att förklara vad cookies är, hur vi använder oss av dem och
hur du kan styra användningen av cookies när du använder hemsidorna. Du hittar
information om hur du kan styra användningen av cookies när du besöker respektive
hemsida. Du gör alltid opt-in/out för cookies på en specifik cookie genom vår
cookie-inställningar, som du hittar bannern längst ner på webbplatsen.
Mer om cookies på våra hemsidor:
Fortnox.se
Boardeaser.com
Cling.se
Capcito.com
Sharespine.com
14. Ändringar i detta integritetsmeddelande
Vi jobbar ständigt med att förbättra och utveckla vår verksamhet och de tjänster vi
tillhandahåller. Om en sådan förändring kräver ett meddelande eller samtycke enligt
gällande lagstiftning kommer du att meddelas eller ges möjlighet att lämna ditt samtycke.
Det är också viktigt att du läser denna dataskyddsinformation varje gång du använder
någon av våra tjänster eller interagerar med oss på annat sätt, eftersom behandlingen av
dina personuppgifter kan skilja sig från tidigare. På sida två i detta integritetsmeddelande
anges när informationen senast uppdaterades.
15. Kontaktuppgifter
Fortnox Group
Om du har frågor eller synpunkter kring hur vi behandlar dina personuppgifter är du
välkommen att kontakta oss genom nedanstående kontaktuppgifter.
Kontaktinformation till samtliga bolag i Fortnox Group sker enklast via Fortnox support,
som även kan hjälpa dig med att besvara andra dataskyddsrelaterade frågor. Du når vår
support via våra kommunikationskanaler i Företagsplattformen och på Fortnox hemsida via
Kontakta oss eller via post till.
Fortnox AB
Box 427
351 06 Växjö
Legal
Behöver du kontakta Fortnox legala avdelning, för att exempelvis utöva dina rättigheter
som registrerad, så kan du kontakta oss via e-post Privacy@fortnox.se.
Dataskyddsombud
Fortnox Group har ett dataskyddsombud som nås enklast via e-post dpo@fortnox.se eller
post till:
Dataskyddsombud
Fortnox AB
Box 427
351 06 Växjö