Snapshot 52941
Normalized text
Scripts and page chrome removed; this is what change detection compares.
1. DEFINITIONER 3. TJÄNSTEN
Följande ord och begrepp ska anses ha den innebörd som 3.1 Tjänstens omfattning specificeras i Serviceavtalet.
anges nedan, om inte sammanhanget eller omständigheterna
uppenbarligen föranleder annat. 3.2 Kunden kan lägga till licenser och övriga tjänster i
fråga om Tjänsten genom tilläggsbeställningar, enligt de
överenskomna villkor som gäller enligt Serviceavtalet.
avser dessa Allmänna villkor. Tillagda licenser innebär ytterligare Bindningstid för de
licenserna. Möjligheten att reducera Tjänsten/antal licenser
Avtalet: avser Parternas avtal avseende Tjänsten, inklusive under Avtalets Bindningstid är begränsad och kan föranleda
Serviceavtalet, dessa Allmänna villkor, SLA (om tillämpligt) ytterligare eller ändrade avgifter beroende på särskilda
och Biträdesavtalet. överenskommelser.
Bindningstid: avser avtalad initial bindningstid för Tjänsten 3.3 Tjänsten ska av Leverantören göras tillgänglig vid det
som anges i Serviceavtalet och/eller eventuell förlängd leveransdatum som anges i Serviceavtalet.
bindningstid med anledning av avtalat förlängd bindningstid
eller ytterligare beställningar efter den initiala leveransen. 3.4 Leverantören utvecklar fortlöpande Tjänsten och har
därför rätt att uppdatera och förändra Tjänsten. Leverantören
Biträdesavtal/-et: avser det personuppgiftsbiträdesavtal ska göra rimliga ansträngningar för att begränsa störningar vid
som ingåtts mellan Parterna som en del av Avtalet. genomförandet av underhåll, uppdateringar och ändringar.
Brist: avser en väsentlig avvikelse från Tjänsten såsom den 3.5 Leverantören förbehåller sig rätten att upphöra med
specificeras i Avtalet. tillhandahållandet av vissa delar av Tjänsten. Vid sådana
Kunden: avser köparen av Tjänsten som anges i händelser ska Leverantören göra rimliga ansträngningar
Serviceavtalet. att ersätta den del av Tjänsten som upphör med liknande
funktionalitet. Om det rimligen är möjligt ska Leverantören
Leverantören: avser Telavox AB, Org Nr 556600-7786. notifiera Kunden om upphörande av delar av Tjänsten och
ersättningstjänster senast 30 dagar i förhand. Kunden har
Nödvändig Utrustning: avser sådan utrustning som
rätt att säga upp Avtalet om delar av Tjänsten upphör utan att
behövs för nyttjande av Tjänsten, inbegripet datorer med
ersättas med liknande funktionalitet enligt villkoren i punkten
brandbandsanslutning.
12.3(a).
Parterna: avser Leverantören och Kunden gemensamt.
3.6 Om Leverantören har reserverat nummer för Kunden
Produkter: avser produkter som behövs för nyttjande av eller erbjudit Kunden nummerserier som Kunden inte har
Tjänsten, inbegripet mobiltelefoner, ATA-boxar, terminaler och beställt, betalat för eller använt, har Leverantören rätt att ta
andra produkter som säljs av Leverantören och tredje man. tillbaka numren/nummerserierna och förfoga över dem utan
ansvar eller rätt till ersättning för Kunden.
Serviceavtalet: avser Leverantörens offert såsom
orderdokument (med eventuella särskilda villkor) som ingåtts 3.7 Leverantören åtar sig att så länge Avtalet är i kraft:
mellan Parterna.
a) att tillhandahålla Tjänsten med all rimlig skicklighet
SLA: avser tjänstenivåavtal (SLA) som ingåtts mellan och omsorg och på ett fackmannamässigt sätt i enlighet med i
Parterna (om tillämpligt). detta Avtal, samt
Tjänsten: avser Tjänsten som ska tillhandahållas av
Leverantören och som specificeras i Serviceavtalet. b) att utföra alla Tjänsten i enlighet med beskrivningen
av Tjänsten i Serviceavtalet. att utföra alla Tjänsten i enlighet
med beskrivningen av Tjänsten i Servicevtalet.
2. ALLMÄNT
2.1 Dessa Allmänna villkor, Biträdesavtalet och SLA
(om tillämpligt) är tillämpliga i fråga om Leverantörens 4.KUNDENS ANSVAR
tillhandahållande av tjänsten till Kunden. I händelse av 4.1 Tjänsten förutsätter att Kunden har Nödvändig
motstridigheter mellan Serviceavtalet och dessa Allmänna Utrustning och de Produkter som krävs för att använda
villkor, ska Serviceavtalet ha företräde. Tjänsten. Nödvändig Utrustning och Produkter är Kundens
2.2 Efter att Leverantören mottagit ett av Kunden signerat ansvar och ingår inte i Tjänsten. Uppdateringar och ändringar
Serviceavtal, anses Avtalet ha kommit till stånd förutsatt av Tjänsten kan resultera i ett behov för Kunden att uppgradera
Kundens kreditgodkännande, Leverantörens mottagande sin egen utrustning och sådan Nödvändig Utrustning eller
av Kundens deposition (om tillämpligt) och Leverantörens Produkter som initialt krävs för Tjänsten. Kunden är ensam
skriftliga bekräftelse. Kunden är medveten om att Leverantören ansvarig för sina kostnader för sin egen utrustning, Nödvändig
har rätt att avgöra huruvida Kundens kreditprövning ska Utrustning och Produkter.
godkännas efter eget gottfinnande.
4.2 Kunden får endast ansluta sådan Nödvändig Utrustning 5.3 Leverantören har rätt att ändra sina avgifter avseende
och Produkter som uppfyller de krav som föreskrivs i lagar, Tjänsten genom att uppdatera Leverantörens gällande
förordningar, föreskrifter och tekniska standarder. prislista. För delar av Tjänsten som omfattas av Lag (2022:482)
om elektronisk kommunikation och om ändringen är till
4.3 Kunden är ansvarig för sin egen användning av Tjänsten nackdel för Kunden, ska Leverantören skriftligen meddela
och ska säkerställa att dess användning inte: Kunden senast en (1) månad i förväg om sådan ändring. Kunden
a) Orsakar Leverantören eller tredje man skada eller har i sådant fall rätt att senast inom tre (3) månader, från den
annan olägenhet, dag då ändringen meddelades, skriftligen säga upp Avtalet.
Om sådan uppsägning inte sker, anses Kunden ha godkänt de
b) Stör Leverantörens nätverk eller Tjänsten (exempelvis nya avgifterna.
genom massamtal eller genom att sprida virus),
5.4 Leverantören har, i tillägg till vad som anges i punkt 5.3,
c) Gör intrång i Leverantörens eller tredje mans rätt att årligen under avtalstiden göra en indexförändring av de
upphovsrätt eller andra immateriella rättigheter, priser som anges för Tjänsten baserat på konsumentprisindex
(KPI). En indexförändring ger inte Kunden rätt att säga upp
d) Strider mot lagar, förordningar eller myndighetsbeslut
Tjänsten eller Avtalet.
eller regelverk.
5.5 Skulle Leverantörens på grund av bestämmelse i lag
4.4 Kunden ska säkerställa att lösenord, koder, identiteter
eller på grund av domstols eller myndighetsbeslut behöva
och annan information som tillhandahålls av Leverantören
göra en prisjustering, ska sådan förändring träda i kraft senast
lagras säkert, adekvat och i enlighet med tillämpliga
samtidigt som lagbestämmelsen eller beslutet träder i kraft.
dataskyddsbestämmelser. Kunden ska omedelbart underrätta
Leverantören om eventuella incidenter inträffar i fråga om 5.6 På Leverantörens begäran är Kunden skyldig att ställa
sådan information. förskottsbetalning eller annan säkerhet för Leverantörens
4.5 Kunden ansvarar för användningen av Tjänsten i tillhandahållande av Tjänsten. En sådan begäran görs om
enlighet med Avtalet och på ett ansvarsfullt och lagligt sätt. enligt Leverantörens uppfattning är motiverat med hänsyn
Skulle någon typ av incident komma till Kundens kännedom till Kundens kreditvärdighet. Leverantören har rätt att ur
är Kunden skyldig att omedelbart vidta nödvändiga åtgärder förskotterat belopp eller ställd säkerhet tillgodogöra sig
och informera Leverantören om incidenten. Leverantören belopp motsvarande sina förfallna fordringar. Ränta utgår inte
förbehåller sig rätten att debitera Kunden för kostnader för på förskotterat belopp eller annan ställd säkerhet.
de åtgärder som vidtas av Leverantören till följd av eventuell 5.7 Vid försenat tillhandahållande av Tjänsten som beror
felaktig användning av Tjänsten. på Kunden eller på någon omständighet för vilken Kunden är
4.6 Kunden får under inga omständigheter söka obehörig ansvarig, har Leverantören rätt till ersättning för Tjänsten och
åtkomst till Leverantörens nätverk eller övrig IT-miljö eventuella kostnader med anledning av förseningen.
eller använda, skada eller förvanska någon information in 5.8 Om Kunden inte kan nyttja den beställda Tjänsten
Leverantörens eller ansluta nätverk. på grund av omständigheter som kan hänföras till Kunden
4.7 Kunden får inte vidareförsälja, hyra ut eller eller omständigheter utanför Leverantörens kontroll, eller
underlicensiera Tjänsten. om Leverantören har stängt av Tjänsten enligt punkten 9.1,
ska detta inte befria Kunden från skyldigheten att betala
4.8 Kunden ska på begäran ge Leverantören tillgång till tillämpliga avgifter.
de lokaler som rimligen kan krävas för att möjliggöra för
Leverantören att implementera och tillhandahålla Tjänsten
och andra skyldigheter enligt Avtalet. 6.ROAMING
6.1 Roamingtrafik inom EU ingår i Tjänsten, baserat på
5.AVGIFTER OCH BETALNING inhemska priser. I enlighet med Europaparlamentets och
rådets förordning (EU) 2022/612 av den 6 april 2022 om roaming
5.1 Kunden ska betala de avgifter som anges i
i allmänna mobilnät i unionen ska roamingtrafikens volym vara
Serviceavtalet. Om priser eller avgifter inte anges i
rimlig. Missbruk bedöms utifrån följande kriterier:
Serviceavtalet är Kunden skyldig att betala sådana avgifter
som anges i Leverantörens gällande prislista (som uppdateras a) obetydligt inhemskt trafik i jämförelse med
från tid till annan). Alla avgifter anges exklusive mervärdesskatt roamingtrafik,
(moms), övriga skatter, offentliga avgifter och eventuell tull.
b) inhemsk inaktivitet av aktuellt SIM-kort och majoriteten
5.2 Om inte annat anges i Serviceavtalet faktureras av användningen utgörs av roamingtrafik, och
avgifter månadsvis i efterskott och Kunden ska betala fakturor
inom 25 dagar från fakturadatum. Om Kunden inte betalar c) Sekventiell teckning och användning av multipla SIM-
senast på förfallodagen har Leverantören rätt att ta ut avgifter kort vid roaming av enskilda användare.
för betalningspåminnelser, inkassoavgifter och ränta enligt
räntelagen.
6.2 Volym för dataroaming är begränsad till datamängden 10. BRISTER I TJÄNSTEN
i Kundens inhemska surfpaket per användare och/eller de
begränsningar som tillämpas av Leverantören från tid till 10.1 Leverantörens ansvar för att avhjälpa Brist i Tjänsten
annan. anges i SLA (om tillämpligt).
6.3 Om Kunden skulle missbruka roaming i enlighet med 10.2 Kunden ska utan dröjsmål notifiera Leverantören i fråga
punkt 6 förbehåller sig Leverantören rätten att debitera om Brist, antingen via email eller Leverantörens portal.
Kunden en avgift motsvarande Leverantörens merkostnader. 10.3 Leverantören ansvarar endast för Brist som kan
hänföras till Leverantören. Leverantören ansvarar för Brist
som uppstår i Leverantörens system och Leverantörens
7. DATA
egna anslutningar till internet och Leverantörens mobilnät.
7.1 I samband med implementeringen av Tjänsten Leverantören kan inte hållas ansvarig för Brist som i SLA
kommer Leverantören att förse företag som tillhandahåller definieras som ringa eller begränsade. Leverantören kan inte
nummerupplysningstjänster med Kundens namn, adress, hållas ansvarig för Brist som i SLA definieras som ringa eller
telefonnummer, namn på användare/anställda och uppgift om begränsade.
Kundens webbplats till företag, om inte Kunden har begärt att
uppgifter ska skyddas. 10.4 Leverantören är inte ansvarig för Brist som kan hänföras
till:
7.2 Vid tillhandahållandet av Tjänsten agerar leverantören
som personuppgiftsbiträde i fråga om den behandlingen av a) mobiloperatörers nätverk, publika internet eller
personuppgifter för vilka Kunden är personuppgiftsansvarig. tredjemans telefonisystem,
Parternas ansvarsfördelning i fråga om behandlingen av b) kundens IP-nät eller hos Kunden placerad växel/PBX),
sådana personuppgifter regleras i Biträdesavtalet.
c) Nödvändig Utrustning eller Produkter,
8.SUPPORT d) virus eller andra yttre angrepp på Kundens eller
tredje mans programvara, eller Brist som orsakas av andra
Om inte annat avtalas (se SLA, om tillämpligt), tillhandahåller omständigheter utom Leverantörens kontroll.
Leverantören support under helgfria vardagar mellan kl. 07.00
10.5 I händelse av Brist har Kunden möjlighet att begära
– 18.00 (lokal tid, med reservation för lokala avvikelser). prisavdrag. Prisavdraget fastställs med hänsyn till typen
av Brist, dess konsekvenser för Kunden och avgiften för
den berörda delen av Tjänsterna tills Bristen åtgärdats.
9. STÄNGNING AV TJÄNSTEN
Eventuellt prisavdrag kommer att göras genom avdrag
9.1 Leverantören har rätt att med omedelbar verkan stänga på kommande fakturor, men annars genom betalning till
av Tjänsten om Kunden: Kunden om beloppen i kommande fakturor inte räcker till för
krediteringen. Om SLA har ingåtts mellan Parterna regleras
a) Trots leverantörens påminnelse är i dröjsmål med Kundens eventuella prisavdrag för Leverantörens brister att
betalning i mer än 20 dagar, trots Leverantörens påminnelse, uppfylla servicenivåer/åtaganden enligt SLA.
b) underlåter att göra begärd förskottsbetalning eller
säkerhet enligt punkt 5.6, 11. AVTALSTID
c) har tillhandahållit förskottsbetalning eller säkerhet 11.1 Avtalet träder i kraft när Leverantören erhållit av Kund
men Kundens skulder till Leverantören överstiger Kundens undertecknat Avtal samt Leverantörens skriftliga bekräftelse,
förskottsbetalning eller ställda säkerhet, eller förutsatt godkänd kreditprövning och mottagande av
överenskommen säkerhet från Kunden (om tillämpligt), och
d) har brutit mot sina åtaganden enligt avsnitt 4. fortsätter att gälla till utgången av den Bindningstiden som
9.2 Leverantören får också omedelbart stänga Tjänsten anges i Serviceavtalet och eventuell ytterligare Bindningstid
om det krävs av säkerhetsskäl eller på grund av brister i med anledning av tilläggsbeställningar, med reservation för
nätverk, viktiga samhällsfunktioner eller för att skydda tredje automatisk förlängning enligt p 11.2 eller förtida upphörande
man. enligt avsnitt 12 nedan.
9.3 Om Kunden bestrider betalningsskyldighet på grund 11.2 Om Avtalet inte sägs upp av någon av Parterna med
av påstådda Brist i Tjänsten och Leverantören bestrider en uppsägningstid på tre (3) månader före utgången av den
detsamma, har Kunden rätt att ställa en bankgaranti som inledande avtalstiden/Bindningstiden, fortsätter Avtalet att
uppgår till förfallna belopp, varvid Leverantören förbinder gälla tills vidare och kan när som helst sägas upp skriftligen
sig att inte stänga Tjänsten enligt punkt 9.1 a) förutsatt att av endera parten senast den sista dagen innevarande
belopp som hålls inne av Kunden motsvarar rimligt prisavdrag kalendermånad med en uppsägningstid på tre (3) månader,
för påstådd Brist och att Kunden ställer en tillfredsställande varefter Avtalet upphör att gälla den sista dagen den tredje
bankgaranti för det förfallna beloppet. kalendermånaden.
12. FÖRTIDA UPPSÄGNING AV AVTALET 14. ANSVARSBEGRÄNSNING
12.1 Båda parter har rätt att säga upp Avtalet med omedelbar 14.1 Leverantören ska inte vara ansvarig gentemot Kunden
verkan om den andra parten: enligt detta Avtal för avbrott i verksamheten eller för indirekta,
särskilda skador eller följdskador av något slag, inklusive men
a) gör sig skyldig till ett väsentligt avtalsbrott som inte inte begränsat till förlorad vinst, förlorade besparingar eller
avhjälps inom 30 (trettio) dagar efter skriftligt meddelande omsättning eller förlust av data. Leverantörens maximala
därom, sammanlagda ansvar gentemot Kunden för Tjänsten ska inte
b) gör sig skyldig till ett väsentligt avtalsbrott som inte överstiga summan av de avgifter som Kunden betalat enligt
kan avhjälpas, eller Avtalet till Leverantören för Tjänsterna under de tolv (12)
månader som föregår Kundens krav.
c) försätts i konkurs, blir föremål för
rekonstruktionsförfarande, inleder förhandlingar med någon 14.2 Vardera part förlorar sin rätt att kräva skadestånd
borgenär om ackord eller skuldsanering, ställer in betalningar enligt Avtalet, om parten inte underrättar den andra skriftligen
eller i övrigt kan anses vara insolvent. parten om kravet inom 30 dagar efter det att den omständighet
som föranlett kravet upptäckts eller bort upptäckas.
12.2 Leverantören har i övrigt rätt att säga upp Avtalet med
omedelbar verkan om: 14.3 Inget i detta Avtal begränsar Leverantörens ansvar för
a) Tjänsten har varit stängd under minst en (1) månad a) dödsfall eller personskada som orsakas av
enligt punkten 9.1, och Leverantörens vårdslöshet,
b) Kunden har fördröjt Leverantörens tillhandahållande b) svek eller avsiktligt vilseledande,
av Tjänsten enligt punkten 5.7, och förseningen har varat i c) ansvar som inte kan begränsas enligt tillämplig lag.
minst sex (6) månader.
12.3 Kunden har även rätt att säga upp Avtalet:
15. ÄNDRINGAR
a) om Leverantören upphör med en del av Tjänsten utan 15.1 Leverantören har rätt att uppdatera och ändra
att ersätta den med liknande funktionalitet enligt artikel dessa Allmänna villkor, exempelvis (men ej begränsat till) på
3.5, förutsatt att Kunden kan bevisa att detta innebär en grund av Leverantörens fortlöpande utveckling av Tjänsten
väsentlig och substantiell skada för Kunden, har Kunden såsom beskrivs i punkten 3.4. Uppdatering eller ändring ska
rätt att skriftligen säga upp Avtalet senast 10 dagar innan meddelas Kunden skriftligen senast tre (3) månader innan
ikraftträdandet av ändringen eller upphörandet. Vid utebliven ikraftträdandet (om inte annat följer av punkten 5).
uppsägning av Kunden anses ändringen accepterad av kunden,
15.2 Om Kunden inte godkänner Leverantörens ändringar,
b) enligt punkten 11.2; ska Partner försöka nå en ömsesidig överenskommelse.
Oaktat detta, godkänner Kunden inte ändring har Kunden
c) under gällande Bindningstid, med förbehåll för
rätt att, senast inom tre (3) månader från den dag då
ersättning till Leverantören för återstående avgifter såsom
ändringen meddelades, skriftligen säga upp Avtalet. Om
beskrivs i punkten 13.3 nedan.
sådan uppsägning inte sker, anses Kunden ha godkänt de nya
villkoren. Kunden är bunden av de ändrade villkoren tills den
13. FÖLJDER AV AVTALETS UPPHÖRANDE dag då uppsägning sker. Vid uppsägning enligt denna punkt
behöver Kunden inte betala återstående löpande avgifter
13.1 Kundens rätt att nyttja Tjänsten upphör vid Avtalets för Tjänsten, däremot ska eventuella återstående kostnader
upphörande. för utrustning, installation och liknande betalas och lånad
13.2 Betalda fasta periodiska avgifter återbetalas till utrustning ska lämnas tillbaka.
Kunden i den mån betalda avgifter avser Tjänsten för tiden 15.3 Kunden rätt enligt punkt 15.2 är inte tillämpligt på
efter Avtalets upphörande, utom i de fall då Avtalet sagts upp ändringar och tillägg som inte är till Kundens nackdel eller där
av Leverantören på grund av Kundens avtalsbrott. Belopp sådan nackdel endast är av ringa betydelse för Kunden eller
under 100 kr återbetalas inte. som följer av unions rätten eller national lag eller i förhållande
13.3 Om Kunden säger upp Avtalet utan giltig grund under till Tjänster som inte omfattas av lag (2022:482) om elektronisk
gällande Bindningstid eller om Leverantören säger upp Avtalet kommunikation.
enligt artikel 12.1 eller 12.2, ska Kunden ersätta Leverantören
för avgifterna för återstoden av eventuell Bindningstid. Vid
uppsägning under gällande Bindningstid har Leverantören rätt
att debitera Kunden en slutlig avgift för återstående avgifter
under Bindningstiden.
16. FORCE MAJEURE
Leverantören ska vara befriad från ansvar för åsidosättande
av förpliktelser på grund av omständigheter som förhindrar,
försenar eller försvårar fullgörande av förpliktelse enligt
Avtalet, såsom förändringar i lagar, förordningar eller
tolkningen därav, myndighetsåtgärder, krigshändelser,
arbetskonflikter, blockad, olyckshändelser, pandemi eller
andra händelser som har sin grund i omständighet utanför
Leverantörens kontroll.
17. MEDDELANDEN
Meddelanden enligt detta Avtal ska tillhandahållas skriftligen
(varvid email anses utgöra skriftligt meddelande).
18. ALLMÄNT
18.1 Kunden får inte utan Leverantörens på förhand
lämnade skriftliga samtycke överlåta sina rättigheter och/
eller skyldigheter enligt detta Avtal.
18.2 Detta Avtal reglerar uttömmande Parternas
avtal i aktuellt hänseende och ersätter alla tidigare
överenskommelser, kommunikation och uppgifter.
18.3 Skulle någon bestämmelse i Avtalet eller del därav
befinnas ogiltig, ska detta inte innebära att Avtalet i övrigt
ska anses vara ogiltigt, innebärande att Avtalet i övrigt ska
fortsätta att gälla och verkställas i samtliga avseenden.
19. TILLÄMPLIG LAG OCH TVISTLÖSNING
Svensk rätt ska vara tillämplig på detta Avtal och på en
eventuell tvist. Tvister som uppstår i anledning av detta Avtal
ska avgöras i allmän domstol varvid Stockholms tingsrätt ska
vara exklusivt behörig domstol i första instans.
Telavox -
Data Processing Agreement
Customer and/or Telavox are referred to alone as “Party“
or jointly as the “Parties“.
1. DEFINITIONS 3. THE PROCESSING
The following terms and expressions shall have the 3.1 The details of the processing operations, and in
meaning set out below. All capitalized terms not de- particular the categories of personal data and the
fined in this DPA will have the meaning given to them purposes of processing for which the personal data
in the Agreement. is processed on behalf of the Customer, are specified
in Annex 1.
Terms not capitalized but defined in the GDPR, such
as the terms “controller”, processor, personal data, 3.2 Telavox shall process personal data only on
“processing” and “personal data breach” shall have documented instructions from the Customer, unless
the same meaning as defined in the GDPR. required to do so by Union or Member State law to
which Telavox is subject. Such instructions are spe-
”Agreement” cified in Annex 1. Subsequent instructions may also
means the telecommunication services agreement, be given by the Customer throughout the duration
including the Telavox’s general terms and conditions of the processing of personal data, and such instruc-
and other appendices and any amendments, entered tions are subject to available services under the Ag-
into by the Parties. reement as well as applicable fees. Such instructions
shall always be documented.
“Data Protection Laws”
means the General Data Protection Regulation (EU) 4. OBLIGATIONS OF THE PARTIES
2016/679 as amended, consolidated or replaced
from time to time (the “GDPR”) and any national 4.1 Each Party undertakes to fulfil their duties as
derogations or supplemental legislation 8and/or processor and controller, respectively, under the app-
regulations to the GDPR. licable Data Protection Laws.
“Services” 4.2 Telavox shall deal promptly and properly with all
means the telecommunication services to be provi- reasonable inquiries from the Customer that relate to
ded by Telavox as specified in the Agreement. the processing under this DPA.
“Standard Contractual Clauses” 4.3 Telavox shall immediately inform the Customer if
shall mean the latest version of the standard con- instructions given by the Customer, in the opinion of
tractual clauses adopted by the Commission on the Telavox, infringe the Data Protection Laws.
basis of Article 46(2) of the GDPR.
4.4 The Customer shall without undue delay inform
Telavox upon any changes that might affect Telavox’s
2. INTRODUCTION obligations under this DPA.
2.1 The Parties have entered into the Agreement,
under which Telavox will provide telecommunication 4.5 Should anyone else, either alone or jointly with
services. Under the Agreement, Telavox will process the Customer, become the controller(s), the Custo-
mer shall inform Telavox thereof.
personal data on behalf of the Customer.
2.2 This DPA is a supplement to the Agreement. The 4.6 The Customer undertakes to notify Telavox in
purpose of this DPA is to ensure compliance with writing in the event of any measures taken by third
Article 28(3) and (4) of the GDPR. Under this DPA, parties, including but not limited to Supervisory Au-
Telavox will be acting as processor and the Customer thorities, relating to Telavox’s processing hereunder.
as controller.
4.7 Telavox undertakes to not disclose or otherwise the authority of the Supplier obliging them only to
make the personal data processed under this DPA process the personal data according to documented
available to any third party, without the Custo- instructions from the Customer, unless required to do
mer’s prior written approval, subject to any order so by Union or Member State law.
by an authority to disclose the personal data or as
required under the Data Protection Laws. Telavox 6. COMPLIANCE
commits to notify the Customer in writing in case of
a requirement to disclose information, unless prohi- 6.1 The Parties shall be able to demonstrate compli-
bited by such order or applicable law. ance with this DPA.
6.2 Telavox shall, taking into account the nature of
5. SECURITY OF PROCESSING
processing and the information available to Telavox,
5.1 Telavox shall implement the technical and orga- assist the Customer in any way necessary for the
nisational measures specified in Annex 2 to ensure Customer to comply with its obligations under Artic-
the security of the personal data, including protec- les 32 to 36 of the GDPR. Any assistance requested
tion against accidental or unlawful destruction, loss, by the Customer under this DPA shall be subject to
alteration, unauthorised disclosure or access to that such generally applicable professional services fees
data (personal data breach). In assessing the app- applied by Telavox from time to time (or as agreed
ropriate level of security, Telavox shall in particular under the Agreement, if applicable).
take due account of the risks involved in the proces-
sing, the nature of the personal data and the nature, 6.3 Telavox shall assist the Customer in ensuring
scope, context and purposes of processing. compliance with the following obligations, taking into
account the nature of the processing and the infor-
5.2 In connection with the Service, the Customer mation available to Telavox:
will have access to the Telavox Admin, a web portal
where the Customer can manage features and the i. the obligation to carry out an assessment of
administration of users themselves. The Customer the impact of the envisaged processing opera-
is responsible for not submitting any special cate- tions on the protection of personal data (a “data
gories of personal data (i.e. sensitive data such as protection impact assessment”) where a type of
personal data concerning health or racial or ethnic processing is likely to result in a high risk to the
origin) into the Telavox Platform, without first noti- rights and freedoms of natural persons;
fying Telavox in writing.
ii. the obligation to consult the competent super-
5.3 The Supplier undertakes to provide written visory authority (where relevant the Swedish
instructions to persons acting under the authority Authority for Privacy Protection, IMY), prior
of the Supplier, who have access to Personal Data, to processing where a data protection impact
obliging such persons only to Process the Personal assessment indicates that the processing would
Data only according to documented instructions result in a high risk in the absence of measures
from the Customer, unless required to do so by Uni- taken by the Customer to mitigate the risk.
on or Member State law. 7. PERSONAL DATA BREACH
5.4 The Supplier undertakes to ensure that persons 7.1 In the event of a personal data breach concer-
authorised to process the personal data have un- ning data processed by Telavox, Telavox shall notify
dertaken confidentiality obligations and to provide the Customer without undue delay and at the latest
written instructions to such persons acting under within 48 hours after having become aware of the
breach. Such notification shall contain the details of 8. DATA SUBJECT RIGHTS
a contact point where more information concerning
8.1 Taking into account the nature of the proces-
the personal data breach can be obtained, a des-
sing hereunder, Telavox shall assist the Customer in
cription of the nature of the breach (including, where
fulfilling its obligations to respond to data subjects’
possible, categories and approximate number of
requests for the exercise of their rights, by appropri-
data subjects and data records concerned), its likely
ate technical and organisational measures, insofar as
consequences and the measures taken or proposed
this is possible.
to be taken to mitigate its possible adverse effects.
Where, and insofar as, it is not possible to provide
8.2 Telavox shall promptly notify the Customer about
all information at the same time, the initial notifica-
any request received directly from the data subject,
tion shall contain the information then available and
and shall not respond to that request itself.
further information shall be provided as it becomes
available without undue delay.
9. SUB-PROCESSORS
7.2 Telavox shall cooperate in good faith with and
9.1 The Customer hereby approves a general autho-
assist the Customer in any way necessary to enable
risation for Telavox to engage sub-processors. The
the Customer to notify, where relevant, the compe-
list of sub-processors the data processor is currently
tent data protection authority and the affected data
using is available through the following link (https://
subjects, taking into account the nature of proces-
telavox.com/gdpr/terms/subprocessors), which are
sing and the information available to Telavox.
hereby approved by the Customer. Telavox shall in-
form in writing the Customer of any intended chang-
7.3 Telavox shall assist the Customer in notifying the
es of that list through the addition or replacement of
personal data breach to the competent supervisory
sub-processors at least 30 (thirty) days in advance,
authority (where relevant the Swedish Authority for
thereby giving the Customer the opportunity to
Privacy Protection, IMY.) Telavox shall be required to
object to such changes prior to the engagement of
assist in obtaining in particular the following informa-
the concerned sub-processor(s) within 14 days from
tion which, pursuant to Article 33(3) GDPR, shall be
being notified. If Customer does not provide an ob-
stated in the Customer’s notification:
jection within this timeframe, Customer is deemed to
accept the respective sub-processor.
i. The nature of the personal data including where
possible, the categories and approximate num-
9.2 If Customer objects to the use of a sub-proces-
ber of data subjects concerned and the catego-
sor for legitimate and reasonable reasons relating to
ries and approximate number of personal data
privacy or data security, Telavox will use reasonable
records concerned;
efforts to work in good faith with Customer to find
an acceptable, commercially reasonable, alternate
ii. the likely consequences of the personal data
solution. If the Parties are not able to agree to an
breach;
alternate solution within a reasonable time (no more
than 30 days from Telavox’s receipt of notice of
iii. the measures taken or proposed to be taken
Customer’s objection), Telavox will either not appoint
by the Customer to address the personal data
or replace the sub-processor or, if this is not possible,
breach, including, where appropriate, measures
Customer may suspend or terminate the applicable
to mitigate its possible adverse effects.
order for Services in respect only to the specific Ser-
vices which cannot be provided by Customer without
the use of the objected-to new sub-processor, by
providing written notice to Telavox and without 11. AUDITS
prejudice to any fees incurred by Customer prior to
11.1 Telavox shall make available to the Customer all
suspension or termination.
information necessary to demonstrate compliance
with the obligations set out in this DPA and that are
9.3 In the event that the Customer provides an ob-
stemming directly from the GDPR and at the Custo-
jection to a new sub-processor and such objection
mer’s request, allow for and contribute to reviews
in Telavox’s opinion prevents effective provision of
of data files and documentation or of audits of the
Telavox’s services, then Telavox may terminate the
processing activities covered by this DPA, in parti-
Agreement without penalty or liability.
cular if there are indications of non-compliance.
9.4 Where Telavox engages a sub-processor for
11.2 The Customer may choose to conduct the audit
carrying out specific processing activities (on behalf
by itself, to mandate, at its own cost, an indepen-
of the Customer), it shall do so by way of a contract
dent auditor or to rely on an independent audit
which imposes on the sub-processor the same
mandated by the Customer. Where the Customer
obligations as the ones imposed on the data pro-
mandates an audit, the Customer has to bear the
cessor under this DPA. Telavox shall provide, at the
costs of the independent auditor. Prior to an audit
Customer’s request, a copy of such a sub-processor
or inspection a detailed plan on scope, duration
agreement and subsequent amendments to the
and start date of the audit shall be agreed in writing
Customer. Telavox shall ensure that the sub-proces-
between the Parties. The Customer’s notification for
sor complies with the obligations to which the data
an audit shall include such a proposed plan.
processor is subject pursuant to this DPA and to the
GDPR.
11.3 Nothing in this Section 11 shall entitle the Custo-
mer, or any auditor, to access activities, records,
9.5 Telavox shall remain fully responsible to the
information or any other material in any form (i)
Customer for the performance of the sub-proces-
relating to other clients of the Supplier, (ii) not
sor’s obligations under its contract with Telavox.
relevant to the processing of the personal data, (iii)
Telavox shall notify the Customer of any failure by
which is commercially sensitive information, or (iv)
the sub-processor to fulfil its obligations under that
which is legally privileged or subject to confidentia-
agreement.
lity obligations (either by law or contract) owed by
10. INTERNATIONAL TRANSFERS Telavox to a third party.
10.1 Any transfer of data to a third country or an
international organisation by Telavox shall be un- 11.4 Telavox and the Customer shall make the infor-
dertaken only in compliance with Chapter V of the mation referred to in this Section 11, including the
GDPR.10.2 Telavox agrees that where it engages a results of any audits, available to the competent
sub-processor in accordance with Section 9 above supervisory authority on request.
for carrying out specific processing activities (on
behalf of the Customer) in a third country and those 12. TERM AND TERMINATION
processing activities involve transfer of personal
12.1 This DPA enters into force on the effective date
data within the meaning of Chapter V of the GDPR,
of the Agreement and remains in force until termi-
Telavox and the sub-processor may use Standard
nation of the Agreement.
Contractual Clauses in order to comply with the re-
12.2 Without prejudice to any provisions of the
quirements of Chapter V of the GDPR, provided the
GDPR, in the event that Telavox is in breach of its
conditions for the use of those clauses are met.
obligations under this DPA, the Customer may
instruct Telavox to temporarily suspend the proces-
sing of personal data until Telavox complies with this 14. LIABILITY
DPA or the Agreement is terminated. Telavox shall 14.1 The Parties shall be liable towards each other for
promptly inform the Customer in case it is unable to any direct damages, costs and losses, including ad-
comply with this DPA, for whatever reason. ministrative sanctions incurred due to the breaching
Party’s violation of this DPA and the breaching Party
12.3 The Customer shall be entitled to terminate this shall compensate the other Party for any such dama-
DPA where: ge, cost or loss.
i. the processing of personal data by Telavox has
been temporarily suspended by the Customer 14.2 Notwithstanding the above, no Party shall be
pursuant to Clause 12.2 above and compliance held liable for indirect losses, including damages
with this DPA is not restored within a reasonable and/or consequential damages such as loss of profit
time and in any event within one month; or revenue, or other economic losses incurred pursu-
ant to this DPA. Any claim or remedies the Customer
ii. Telavox is in substantial or persistent breach of may have against Telavox arising under or in connec-
this DPA or its obligations under the GDPR; tion with this DPA will be subject to the limitation of
liability provisions (including any agreed aggregate
iii. Telavox fails to comply with a binding decision of financial cap) that apply under the Agreement.
a competent court or the competent supervisory
authority (where relevant the Swedish Authority 15. MISCELLANEOUS
for Privacy Protection, IMY) regarding its obliga-
tions under this DPA or under the GDPR. 15.1 In the event of a conflict between this DPA and
the Agreement, this DPA shall prevail.
13. EFFECTS OF TERMINATION 15.2 Any changes or supplements to this DPA shall, in
Processing by Telavox shall only take place for the order to be effective, be made in writing and signed
duration of the Agreement. Upon termination of by both Parties.
the provision of personal data processing services
or termination pursuant to Section 12, Telavox shall 15.3 The regulations in the Agreement regarding
delete all personal data processed on behalf of the applicable law and dispute resolution, shall apply
Customer and delete existing copies unless Union or correspondingly to this DPA.
Member State law requires storage of the personal
data.
********
By executing this DPA, the Parties agree to the terms of this DPA. This DPA and the Agreement
may be executed in counterparts including facsimile, PDF and other electronic copies, each of
which will be deemed an original and together will constitute one and the same agreement.
Annex 1
DESCRIPTION OF THE PROCESSING AND INSTRUCTIONS FROM THE DATA CONTROLLER
INSTRUCTIONS FROM THE DATA CONTROLLER CONCERNING THE PROCESSING OF PERSONAL
DATA
Purpose(s) for which the personal data is processed Registration of user data, storage of Personal Data,
on behalf of the controller storage of use of the Service, statistical analyses,
The purpose of the processing is troubleshooting analyses and invoicing data/do-
1) to deliver telephony and communication services cumentation.
in accordance with the Agreement entered into by
the Parties Disclosure of Personal Data
2) to support the Service with which the customer is Personal Data may be disclosed to:
supplied
3) otherwise discharge responsibilities and Custo- • Authorities
mer’s instructions under the Agreement. On request, and in accordance with the law and
official decisions, the Personal Data Processor is
Duration of the processing obliged to disclose the data resulting from the
The term of the Agreement. Upon termination of decision – e.g. to the police.
the Agreement, Personal Data is deleted from active
systems and is phased out from backups over time • Emergency services
(subject to requirements to retain and delete data In the event of a call to SOS Alarm, for example
under applicable law). These backups have limited
access, and Personal Data can remain for a maximum • Other operators or service providers providing
of two (2) years. the Service
When placing calls to another operator, for ex-
Categories of data subjects whose personal data is ample, certain Personal Data is registered with
processed said operator.
End users – i.e. Customer’s co-workers
Personal Data may also be disclosed to other com-
The following types of Personal Data are processed: panies and authorities after the Customer has given
• Name consent, and/or in order to discharge a specific part
• Email of the Service under an agreement, e.g. as regards
• User ID Directory Enquiries operations.
• Phone number
• IP address
• User-generated data, e.g. communication infor-
mation such as call detail records, data consump-
tion, video conference records, chat records
• Profile picture (optional, if uploaded by end
users)
• Recordings (optional, set by administrator)
• User event logs for fulfilling support and mainte-
nance services undertakings
Place of storage and processing of data
Telavox’s storage and processing of data takes place
within the EEA (except as applicable for optional
services stated in Telavox Sub-Processor).
Annex 2
TECHNICAL AND ORGANISATIONAL MEASURES Equipment, system and network security
TO ENSURE THE SECURITY OF THE DATA The Processor shall implement appropriate and
up-to-date security measures and, for the duration
Description of the technical and organizational of the Service Agreement, maintain an appropriate
security measures implemented by the data pro- level of security for all systems, networks and units
cessor(s) used to deliver the Service to the Customer. This may
include:
The Processor has undertaken the requisite technical
and organisational measures in order to guarantee • Appropriate firewall protection
the integrity and confidentiality of Customer data. • Audit logging for service monitoring
Telavox reserves the right to revise these technical • Access control for service and systems
and organisational measures at any time, without • Rights access systems for access to service and
notice, so long as any such revision will not reduce systems
or weaken the protection provided for personal data • Monitoring & encryption of physical hard drives
that Telavox processes in providing its products and • Processes & procedures for continuous evalua-
services. tion of data security
• Ensuring there are options for restoring Personal
Staff Confidentiality Data through backups
The Processor has undertaken the requisite measures
in order to guarantee that staff using the Customer’s Management of Risk and IT Governance
data have the appropriate background and expertise. The Processor ensures that a risk-based and appro-
These measures may include: priate level of governance is maintained. This may
include:
• Background checks in the form of references
and/or excerpts from criminal records • Conduct periodic reviews and assessments of
risks, monitoring and maintaining of existing poli-
• Written agreement on professional confidentia- cies and procedures
lity
• Periodic and effective reporting of information
• Processor shall adhere to current policies and security conditions and compliance to senior
work procedures internal management
• Continuous training and skill-enhancing measu- • Maintaining a central IT Policy covering guideli-
res nes for information and cybersecurity topics
Physical security Customer’s Security Responsibilities and Assess-
The Processor ensures maintenance of an appropria- ments
te level of physical security in areas where the Custo- Without prejudice to Telavox’s obligations under
mer’s Personal Data is processed, which may include: section 5.1-5.4, and elsewhere in the Agreement,
Customer is responsible for its own technical and or-
• Limited and/or supervised access to physical ganisational measures, including without limitations
premises storage of any copies of Customer Data outside Tel-
avox or Telavox’s Subprocessors’ systems, securing
• Monitoring in the form of alarms, video and/or the account authentication credentials, systems and
physical monitoring devices Customer uses to access the service. or
weaken the protection provided for personal data
that Telavox processes in providing its products and
services.