Snapshot 56037
Normalized text
Scripts and page chrome removed; this is what change detection compares.
Allmänna villkor
Allmänna villkor Fortnox
Företagsplattform
Senast uppdaterade: 2026-03-03
1. INLEDNING
Fortnox AB, med organisationsnummer 556469–6291, (”Fortnox”, “vi” eller “oss”),
inklusive dess helägda dotterbolag, erbjuder en företagsplattform
(“Företagsplattformen”) som knyter samman människor, företag och
organisationer. I Företagsplattformen har ni som använder Företagsplattformen
för egen eller en juridisk persons räkning (nedan "ni" eller "Användaren") tillgång
till av Fortnox vid var tid tillhandahållna produkter och tjänster, till exempel
bokföringstjänster, lönehantering, rapportering och finansiella tjänster
(gemensamt kallade “Tjänst/en” eller ”Tjänster/na”).
Via Företagsplattformen kan ni även nå vår marknadsplats (”Marknadsplatsen”)
där ni kan koppla ihop er med någon av våra hundratals externa partners
(”Partnerföretag”).
Dessa allmänna villkor (”Allmänna villkor”), inklusive sammanhängande
Personuppgiftsbiträdesavtal, [bilaga 1], tillämpas i förhållande till Tjänsterna.
Avtal ingås vid beställning av någon eller några av Tjänsterna. Avtal ingås med
det eller de Fortnox-bolag som tillhandahåller respektive Tjänst.
Dessa Allmänna villkor reglerar inte de produkter eller tjänster som erbjuds från
något av våra Partnerföretag via Marknadsplatsen. För det fall ni väljer att
aktivera integrationer med Partnerföretag, regleras användning av sådana
tjänster av avtal med relevant leverantör. Fortnox är inte ansvarig för
Partnerföretag eller hur dessa använder Kunddata.
2. DEFINITIONER
I dessa Allmänna villkor ska nedan nämnda termer och uttryck ha den betydelse
som anges nedan.
Abonnemang De Tjänster ni beställt och som framgår i inloggat läge i
Företagsplattformen och som löper i
Abonnemangsperioder om de inte sägs upp enligt
Avtalet.
Abonnemangsperiod Den faktureringsperiod ni valt för ert Abonnemang.
Anslutningspunkt Den punkt där Tjänsterna görs tillgängliga för er.
Användare Den fysiska person som har givits tillgång till någon del
av Tjänsterna och hanterar Tjänsterna för din räkning.
Appen Avser vår applikation som är tillgänglig via dator,
surfplatta och/eller mobiltelefon och som ger tillgång till
Tjänsterna.
Avtal Dessa Allmänna villkor, inklusive de handlingar och
dokument som dessa Allmänna villkor hänvisar till.
Företagsplattformen En digital plattform med digitala tjänster och produkter
som tillhandahålls av Fortnox med det övergripande
syftet att underlätta företagande och knyta samman
människor, företag och organisationer, vilken
tillhandahålls via vår hemsida eller App.
Kund Den juridiska eller fysiska person som ingår Avtal med
Fortnox, även benämnd “ni”.
Kunddata Data som ni på något sätt, själv eller genom Användare,
överlämnar till oss eller som vi annars får del av genom
er användning av Tjänsterna.
Partnerföretag Företag som via Marknadsplatsen erbjuder sina
produkter och tjänster till Fortnox kunder, oftast genom
integration mot Fortnox produkter och tjänster.
Systemadministratör Den eller de person(er) som utsetts av Kund till
huvudanvändare för Tjänsterna och har full behörighet
att administrera och aktivera Tjänsterna, inklusive att
minska och utöka antalet Användare samt vidta
operativa åtgärder inom ramen för Tjänsterna på sätt
som närmare anges nedan.
Tjänsterna De produkter och tjänster som vid var tid tillhandahålls
av Fortnox via Företagsplattformen.
3. TOLKNINGSORDNING
Vid eventuella motstridigheter mellan angivna avtal och villkor ska de gälla i
nedan angiven ordning.
1. Särskilda villkor
2. Dessa Allmänna villkor
3. Personuppgiftsbiträdesavtal
4. Övriga handlingar och dokument som dessa Allmänna villkor hänvisar till
4. TJÄNSTER
4.1 Tillhandahållande av Tjänsterna
Fortnox tillhandahåller Tjänsterna till företag eller näringsidkare med
verksamhet i Sverige, i enlighet med de krav på kompetens och kvalitet som gäller
inom branschen, enligt god sed på den svenska marknaden och i enlighet med vad
som gäller enligt de lagar och förordningar som är tillämpliga.
Fortnox upplåter en icke-exklusiv, icke-upplåtbar eller överlåtbar rätt för Kunden
att under Avtalets giltighetstid, nyttja och att låta Användare nyttja
Företagsplattformen, inklusive dess produkter och tjänster inom Kundens egen
verksamhet. Tjänsterna får sålunda inte användas för annan verksamhet än
Kundens egen.
4.2 Anlitande av underleverantörer
Fortnox har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra rättigheter eller
skyldigheter enligt Avtalet. Fortnox svarar för leverans underleverantör såsom
för egen räkning.
4.3 Förändring och utveckling av Tjänsterna
Fortnox arbetar ständigt med att förbättra och utveckla Tjänsterna och har rätt
att ensidigt avgöra när och hur vidareutveckling, förbättring eller tekniska
anpassningar av Tjänsterna ska ske. Detta innefattar även rätten att upphöra att
erbjuda enskilda produkter eller tjänster. Vid förändringar som förväntas
innebära en större nackdel för dig som Kund åtar sig Fortnox att underrätta
därom senast tre (3) månader dessförinnan. Ni har rätt att säga upp Avtalet
avseende de tjänster som omfattas av förändringen. I sådant fall upphör Avtalet
avseende de produkter eller tjänster som sagts upp senast då förändringen börjar
gälla.
4.4 Fortnox support
Ni kan vända er till oss med frågor relaterade till hur Tjänsterna i
Företagsplattformen fungerar. Vi tillhandahåller endast teknisk support och
vägledning avseende installation, konfiguration och användning av programvaran
och kan inte ge kvalificerad rådgivning eller vägledning inom bokföring,
skattefrågor eller andra finansiella områden. Som Kund har ni tillgång till support
via telefon och chatt under våra öppettider.
Ni kan kontakta oss och få hjälp via:
● de kontaktuppgifter som finns på vår hemsida,
● supportchatten i Företagsplattformen,
● filmer och utbildningsmaterial via vårt användarstöd i chatten eller på vår
hemsida.
Aktuella öppettider för vår telefon- och chattsupport framgår på vår hemsida.
4.5 Öppet köp
Ni har rätt att säga upp Avtalet med omedelbar verkan för respektive separat
fakturerad del av Tjänsterna inom trettio (30) dagar från respektive köptillfälle
(“Öppet köp”) och är begränsat till abonnemangstjänster. Öppet köp gäller dock ej
vid beställningar av ytterligare licenser till en tjänst som ni redan har eller för en
tjänst som ni tidigare haft och sagt upp med åberopande av Öppet köp. Vid
nyttjande av Öppet köp återbetalar Fortnox endast abonnemangsavgift för den
återstående Abonnemangsperioden.
5. BEHÖRIGHETER
Kunden ska genom behörig företrädare styrka sin identitet vid avtalstecknandet
respektive uppsägning av Avtalet, om Fortnox begär det. För användning av
Tjänsterna kan Kunden utse en Systemadministratör.
Systemadministratören är en av er utsedd huvudanvändare som getts behörighet
att administrera, inklusive minska och utöka antalet Användare och tjänster, samt
vidta operativa åtgärder inom ramen för Tjänsterna i Företagsplattformen.
Systemadministratören har den högsta behörigheten till era Tjänster och är
överordnad övriga Användare. Denna behörighet omfattar bland annat rätt att för
er räkning göra följande:
● beställa ytterligare produkter och tjänster,
● lägga till och ta bort Användare,
● godkänna och neka kopplingar mellan er och er redovisningsbyrå om ni
använder er av sådan, inklusive ta bort befintliga kopplingar mot
redovisningsbyrå,
● motta information kring incidenter och annan information från Fortnox.
6. ANVÄNDNING AV TJÄNSTERNA
6.1 Allmänna skyldigheter
Ni får bara använda Företagsplattformen och de avtalade Tjänsterna för deras
avsedda syfte och i enlighet med Avtalet. Ni får sålunda inte använda Tjänsterna
till att överföra eller lagra videomaterial, musik eller annat material som inte är
avsett att användas i Tjänsterna. Ni är vidare ansvariga för att er användning av
Företagsplattformen sker i enlighet med lagliga ändamål och att den information
som läggs in där inte bryter mot gällande lagstiftning. Ni ansvarar för att
underlag som ni hanterar i Tjänsterna som till exempel fakturor och kvitton
hanteras enligt tillämplig lag och sparas i originalformat om så krävs enligt lag.
Filer och dokument som lagras i Tjänsterna eller hos våra samarbetspartners
eller underleverantörer har ni möjlighet att exportera så länge ni är kund hos oss
och inte raderat underlaget.
Om vi skäligen anser att något material (i) innehåller virus eller andra skadliga
komponenter, (ii) strider mot tillämpliga lagar, regler eller föreskrifter, (iii) gör
intrång i tredje mans immateriella rättigheter, eller (iv) på annat sätt är stötande,
olämpligt, oetiskt, olagligt eller kränker andras rättigheter, förbehåller vi oss
rätten att ta bort sådant material.
6.2 Användning av Tjänsterna
När Tjänsterna används är ni skyldiga att följa instruktioner för Tjänsternas
användning som kan tillhandahållas i Företagsplattformen, i Tjänsterna eller på
annat sätt. Instruktion kan även omfatta villkor som tredje man, som till exempel
licensgivare eller nätverksleverantör, ställt upp avseende tjänst eller del därav.
För det fall ni inte följer våra instruktioner så har vi rätt att låsa Tjänsterna för
användning till dess instruktionerna följs.
6.3 Inloggningsuppgifter
Ni ansvarar för att lösenord till Tjänsterna förvaras på ett säkert sätt och för att
ingen obehörig får tillgång till Tjänsterna.
6.4 Begränsning eller avstängning av Användare
Fortnox har rätt att vidta nödvändiga åtgärder såsom att begränsa eller stänga av
en eller flera specifika Användares åtkomst till Tjänsterna, om tillhandahållandet
av Tjänsterna medför att Fortnox eller någon av våra kunder riskerar att drabbas
av en skada. Sådan risk föreligger exempelvis, men inte uteslutande, vid befarat
brott mot Avtalet, misstänkta säkerhetsrisker, eller vid missbruk av Tjänsterna.
6.5 Ansvar för programanvändning
Ni ansvarar för att de program ni använder som tillhandahålls av någon annan, till
exempel webbläsare, PDF-läsare, toolbars, antivirusprogram och brandväggar, är
korrekt installerade och tillåter att användare går in på och använder de
webbplatser som Tjänsterna hänvisar till. Ni ska också se till att användares
webbläsare kontinuerligt uppdateras med den senaste versionen.
6.6 Spam
Ni får inte skicka spam-mail, så som exempelvis oönskade reklamutskick, eller
sprida datorvirus, via Tjänsterna. Vi förbehåller oss rätten att bedöma vad som
utgör spam-mail.
7. ANSVAR OCH ANSVARSBEGRÄNSNING
7.1 Skadeståndsansvar
Vardera part ansvarar för fel, brister eller brott mot Avtalet, såvida inte annat
framgår av detta avtal. Skadeståndsanspråk ska anmälas skriftligen till den
andra parten så fort som möjligt men senast inom två (2) månader efter att
omständigheten som föranlett skadeståndsanspråket upptäckts eller borde ha
upptäckts.
Om tredje man riktar krav mot oss som uppstått på grund av er eller era
Användares användning av Tjänsterna eller tredje parts tjänster via
Marknadsplatsen i strid med Avtalet eller genom försumlighet ska ni hålla
Fortnox skadelöst genom att ersätta oss för den skada eller förlust Fortnox lidit
på grund av kravet. Fortnox har även rätt att överlåta rätten att framställa
begäran om ersättning för sådan skada eller förlust.
7.2 Ansvarsbegränsning
Fortnox ansvar under detta Avtal är begränsat till direkt skada. Såvida Fortnox
inte agerat med avsikt eller grovt vårdslöst är Fortnox ersättningsskyldighet
under löpande period om tolv (12) månader begränsad till ett prisbasbelopp enligt
2 kap. 7 § socialförsäkringsbalken [SFS 2010:110].
Fortnox ansvarar inte för så kallad indirekt skada, till exempel utebliven eller
förlorad inkomst och/eller produktion. Fortnox ansvarar inte heller gentemot
tredje man, till exempel Användare, era anställda, kunder, leverantörer eller
samarbetspartners.
8. PRIS OCH BETALNING
8.1 Priser
Som Kund betalar ni endast för de Tjänster ni beställt eller som ni annars nyttjar
inom ramen för Företagsplattformen. För Tjänsterna gäller Fortnox vid var tid
gällande priser. Vid var tid gällande priser anges här. Alla priser är angivna
exklusive moms, vilket tillkommer vid debitering av Tjänsterna. Ni ansvarar även
för andra eventuella skatter och offentliga avgifter hänförliga till Tjänsterna ni
köper av oss.
Fortnox har rätt att höja priset för Tjänsterna, med omedelbar verkan, om
höjningen beror på omständigheter Fortnox inte kan kontrollera, till exempel
förändring av valutakurs, skatt eller annan omständighet av ekonomisk betydelse
som påverkar kostnaden för att tillhandahålla Tjänsterna.
Fortnox har också rätt att höja priset i andra fall. Vi informerar er senast trettio
(30) dagar innan prishöjningen. Det nya priset börjar gälla från och med nästa
Abonnemangsperiod. Ni har möjlighet att till och med dagen innan prishöjningen
träder ikraft säga upp Avtalet med oss.
8.2 Fakturering
Betalning för Tjänsterna sker via faktura. Fakturering för fasta avgifter (till
exempel abonnemangsavgifter för Tjänsterna) sker i förskott och ni faktureras
enligt den Abonnemangsperiod som ni valt vid er initiala beställning. Den valda
Abonnemangsperioden gäller därefter för samtliga fasta avgifter för produkter
och tjänster ni beställer. Fakturering för rörliga avgifter, som baseras på hur
mycket ni använt Tjänsterna, sker i efterskott enligt den rutin som Fortnox vid var
tid tillämpar. Fakturering sker till den mottagare som ni angivit.
Vid beställning av ett abonnemang debiteras ni för de återstående dagarna i den
kalendermånad beställningen gjordes samt för kommande Abonnemangsperiod.
Därefter faktureras abonnemanget endast enligt den valda
Abonnemangsperioden. Kostnaden för de återstående dagarna den månad
beställningen gjordes beräknas proportionerligt utifrån månadens totala antal
dagar.
8.3 Betalningsvillkor
Om vi inte har kommit överens om något annat ska betalning ske senast tjugo
(20) dagar från fakturadatum. Får Fortnox inte er betalning i tid har Fortnox rätt
att ta ut lagstadgad dröjsmålsränta från och med fakturans förfallodag, och i
förekommande fall utgår även ersättning för skriftlig betalningspåminnelse.
Om ni inte betalar för Tjänsterna enligt Avtalet så har Fortnox rätt att stänga av
er och er eventuella bokföringsbyrås tillgång till Tjänsterna till dess att ni har
betalat alla förfallna belopp.
Fortnox har även rätt att med omedelbar verkan säga upp Avtalet om betalning
av faktura inte har skett trettio (30) dagar efter förfallodatum.
8.4 Återbetalning
Återbetalning för erlagd abonnemangsavgift sker endast om ni säger upp avtalet
till följd av att en tjänst tas bort eller förändras på sätt som anges i punkt 4.5
ovan, eller om ni utnyttjar er rätt att säga upp avtalet med stöd av Öppet Köp. Vi
kommer enbart betala tillbaka den del av abonnemangsavgiften som motsvarar
återstående del av avtalstiden.
9. TJÄNSTERNAS TILLGÄNGLIGHET
9.1 Tillgänglighet
Våra Tjänster är tillgängliga dygnet runt vid Anslutningspunkten, med undantag
för planerade driftstopp, de begränsningar som anges nedan avseende
servicenivåer och vad som anges i punkt 10.4 avseende problem med internet.
9.2 Planerade driftstopp
För att göra nödvändiga uppdateringar eller underhåll av Tjänsterna kan Fortnox
komma att tillfälligt behöva begränsa tillgängligheten till Tjänsterna. Sådana
begränsningar försöker vi i första hand göra utanför kontorstid och ni kommer att
informeras om planerade avbrott i förväg så långt det är möjligt. Här kan ni
prenumerera på uppdateringar för att få information om eventuella
driftsstörningar samt planerade underhåll.
9.3 Servicenivåer för Tjänsterna
Tillgängligheten för Tjänsterna (så kallad servicenivå) ska vara minst 99,8 procent
beräknat per kalenderkvartal. Fortnox mäter de avtalade servicenivåerna vid
Anslutningspunkten.
Tillgängligheten för Tjänsterna beräknas enligt följande formel: T = (P-F) *
100/P, där:
T = Tillgänglighet i procent
P = Antal minuter under aktuellt kalenderkvartal
F = Förlorad tid inom perioden P, mätt i antal minuter som det inte går att
logga in i Tjänsterna, med undantag för planerade driftstopp som inte räknas
med som förlorad tid.
Vid fel på Tjänsterna, inklusive felanmälan, gäller vad som anges i avsnittet om
fel, se punkt 10.
9.4 Servicenivå
Om tillgängligheten för en tjänst understiger 99,8 procent kan ni begära
nedsättning på abonnemangsavgifter enligt tabellen nedan. Med ”avgift” i
tabellen menas den avgift som ni betalar per kalenderkvartal för den del av
Tjänsten som påverkats av att den nedsatta tillgängligheten. Utöver vite enligt
tabellen nedan är Fortnox inte skyldiga att betala någon ytterligare ersättning till
er på grund av bristande tillgänglighet.
För att ha rätt till vite måste ni begära det senast inom 90 dagar efter att rätten
till vite uppstod.
Nedsättningsnivå Tillgänglighetstal (%) Nedsättning av avgift (%)
1 över 99 och under 99,8 10
2 över 98 och under 99 20
3 över 97 och under 98 30
4 över 96 och under 97 40
5 över 95 och under 96 50
Understiger tillgängligheten 95 procent under tre efterföljande kalenderkvartal är
det att se som ett väsentligt avtalsbrott vilket ger er rätt att säga upp Avtalet
med omedelbar verkan och rätt till skadestånd enligt vad som anges i punkt 11.
10.FEL I TJÄNSTERNA
10.1 Fel
Fortnox ansvarar för fel i Tjänsterna som innebär att Tjänsterna inte fungerar
enligt Avtalet, förutsatt att felet beror på oss. Fortnox är inte ansvarigt för fel
som uppstår i Tjänsterna eller skador som uppkommer som beror på ni inte
laddat ner och/eller fullständigt installerat uppdatering som tillhandahållits. I de
fall det är fråga om ett fel i Tjänsterna som gör att bearbetningen av Kunddata
leder till ett felaktigt resultat, åtar vi oss att, så snart som omständigheterna
kräver och med hänsyn till typen av fel och omständigheterna i övrigt, göra en ny
bearbetning av Kunddata utan extra kostnad.
Ni kan anmäla fel till oss dygnet runt, alla dagar, via vår Support.
10.2 Felansvar
Fortnox ansvarar inte för att tolkning av leverantörsfakturor, lämnade förslag av
kontering och annat bokföringsunderlag blir korrekt.
Fortnox ansvarar inte heller för fel som beror på er, Användare, eller någon annan
som Fortnox inte ansvarar för, till exempel leverantörer som ni har ingått avtal
med vars tjänst är kopplad till våra Tjänster.
10.3 Åtgärdande av fel
Fortnox ska med den skyndsamhet som omständigheterna kräver åtgärda fel om:
i) ni anmäler felet till oss inom trettio (30) dagar efter det att ni upptäckte
eller borde ha upptäckt felet, och
ii) ni förmedlar den information som Fortnox behöver för att kunna åtgärda
felet.
10.4 Problem med internet
Eftersom våra Tjänster är beroende av internet kan problem med internet, såsom
avbrott, fördröjningar, buggar och liknande hinder mellan Tjänsterna och
Användaren medföra att Tjänsterna inte fungerar som de ska. Eftersom problem
med internet ligger utanför Fortnox kontroll är det inte ett fel i Tjänsterna och ska
inte heller räknas in när Tjänsternas tillgänglighet beräknas vid
Anslutningspunkten.
10.5 Explorativa tjänster
Fortnox kan erbjuda icke-allmänt tillgängliga tjänster (t.ex. under en beta eller
pilot) för utvärdering. Användning av sådana tjänster är frivillig. Kunden åtar sig
att behandla all information om dessa tjänster som konfidentiell. Sådana
explorativa tjänster är inte en del av de ordinarie Tjänsterna, tillhandahålls "i
befintligt skick" utan garantier gällande dess funktionalitet och kan innehålla fel.
Fortnox kan när som helst avbryta tillhandahållandet av explorativa tjänster och
tar inget ansvar för dem.
11. FORCE MAJEURE
Fortnox ansvarar inte för förlust eller skada som ni kan komma att drabbas av om
våra möjligheter att uppfylla Avtalet har förhindrats eller väsentligen
försvårarats av omständigheter som Fortnox inte rimligen kunnat kontrollera
eller förutse. Exempel på sådant kan vara arbetskonflikt, även om vi själva vidtar
eller är föremål för sådan åtgärd, krig, uppror eller upplopp, pandemi eller
epidemi, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser, rekvisition, beslag,
valutarestriktioner, export- eller importrestriktioner, jordbävning, blixtnedslag,
eldsvåda, översvämning eller vattenskada, allmän varuknapphet eller knapphet i
fråga om transportmedel, lagstiftning eller myndighetsrestriktioner.
Om en force majeure-situation pågår under en sammanhängande period om mer
än nittio (90) dagar, har ni rätt att skriftligen säga upp Avtalet med omedelbar
verkan.
12.SEKRETESS
Denna punkt gäller för Kund som inte är advokatbyrå. Det utvidgade
sekretessavtalet i Bilaga 2 gäller för kund som är advokatbyrå.
Båda parter förbinder sig i förhållande till varandra att inte lämna ut Konfidentiell
Information till någon annan.
12.1 Konfidentiell Information
”Konfidentiell Information” är alla uppgifter av ekonomisk, teknisk, kommersiell
eller annan art som någon av parterna får del av med anledning av Avtalet eller
genom något förhållande som är kopplat till Avtalet. Det spelar ingen roll om
informationen är skriftlig eller inte. Det spelar inte heller någon roll om
informationen kommer direkt från er, oss, eller någon annan, eller om uppgiften
uppkommer när ni använder våra Tjänster.
Information ses dock inte som Konfidentiell Information om det kan visas att:
● informationen är eller blir publikt tillgänglig på annat sätt än genom ett
brott mot sekretessåtagandet i detta Avtal,
● någon av oss självständigt utvecklat informationen innan ingåendet av
Avtalet,
● någon av oss behörigen har fått tillgång till informationen från någon
annan, utan att vara bunden av sekretess i förhållande till denne, samt
● någon av oss, utan att vara bunden av sekretess, redan kände till
informationen när den mottogs från motparten.
12.2 Undantag från sekretessen
Oavsett vad som anges ovan om sekretess har Fortnox rätt att lämna ut
Konfidentiell Information som anges nedan till Fortnox koncernbolag,
samarbetspartners eller leverantörer:
● Information om vilka ni är.
● Information som uttryckligen får lov att utlämnas enligt detta Avtal, till
exempel för att kunna leverera eller utveckla våra tjänster.
● Information som behöver lämnas ut för att någon annan av våra
samarbetspartners som tillhandahåller tjänster som har samband med
våra tjänster ska kunna leverera, marknadsföra och/eller utveckla sådana
tjänster.
● Information som Fortnox är skyldiga att lämna ut enligt lag,
domstols-/myndighetsbeslut eller enligt börsregler.
● Informationen som omfattas av beslut om tvångsmedel från
brottsutredande myndighet (till exempel Polis, Åklagarmyndighet eller
Ekobrottsmyndigheten) eller som annars är relaterad till misstanke om
brott för vilket fängelse är en möjlig påföljd.
12.3 Användning av Konfidentiell Information
Ingen av oss får använda Konfidentiell Information för andra syften än för att
fullgöra våra respektive rättigheter och skyldigheter enligt det här Avtalet.
12.4 Sekretessförbindelse för anställda m.m.
Båda parter ska, genom en sekretessförbindelse eller på annat lämpligt sätt, se
till att anställda, underleverantörer, konsulter eller andra som anlitas är bundna
av sekretess i enlighet med det som anges om sekretess i det här avsnittet.
13.BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
13.1 Behandling av personuppgifter inom ramen för Tjänsterna
Fortnox är i vissa fall personuppgiftsansvarig och i andra fall
personuppgiftsbiträde för behandlingen av personuppgifter inom ramen för
Tjänsterna.
Fortnox behandling av personuppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde
regleras i bilaga 1, ”Personuppgiftsbiträdesavtalet". Med
”Personuppgiftsansvarig” i Personuppgiftsbiträdesavtalet avses kund, med
”Personuppgiftsbiträde” avses det bolag inom Fortnox som ni har en relation med
för behandlingen av dina personuppgifter i enlighet med vad som framgår av
Personuppgiftsbiträdesavtalet.
Avseende uppgifter som ni är personuppgiftsansvarig för ska ni informera de
registrerade om den behandling som sker på Företagsplattformen enligt dessa
Allmänna villkor, och tillse att laglig grund föreligger för behandlingen.
Behandling av personuppgifter där något av Fortnox bolag är
personuppgiftsansvarig beskrivs i vårt integritetsmeddelande.
14.KUNDDATA
14.1 Användning av data
Ni ska se till att Kunddata är fri från virus, trojaner, maskar eller annan
programvara eller kod som kan skada tjänsterna. Fortnox har en i tid och rum
obegränsad rätt att använda och lagra Kunddata i syfte att till exempel fullgöra
våra legala, regulatoriska och avtalsenliga åtaganden och krav, för statistiska
ändamål samt för att tillhandahålla, förbättra och utveckla våra Tjänster, vilket
innefattar men inte enbart avser, åtgärder för att förhindra eller förebygga
felaktig användning av Tjänsterna. För att minimera behandling av
personuppgifter anonymiserar vi Kunddatan som används i största möjliga
utsträckning. Vi använder därutöver Kunddata för marknadsföring av produkter
och tjänster till er som Fortnox eller någon av våra samarbetspartners
tillhandahåller.
Marknadsföringen kan ske på Företagsplattformen genom e-post eller på annat
sätt.
För att kunna leverera, utveckla eller marknadsföra Tjänsterna, eller andra
produkter eller tjänster vilka tillhandahålls av våra samarbetspartners och har
nära samband med Tjänsterna, kan vi komma att överföra Kunddata till
koncernbolag, leverantörer och samarbetspartners.
Som kund kan ni alltid exportera Kunddata från Tjänsterna. I samband med att ni
säger upp Avtalet ansvarar ni för att all Kunddata som ni kan komma att behöva
för framtida bruk exporteras från Tjänsterna före den dag Avtalet upphör. Er data
lagras i arton (18) månader efter Avtalets upphörande och raderas därefter om
inte längre lagring krävs enligt lag.
14.2 Portering av data
Vid er uppsägning av Avtalet och/eller er begäran om portering av exporterbar
Kunddata till annan leverantör, eller till lokal IKT-infrastruktur, åtar sig Fortnox
att i enlighet med Dataförordningen (EU 2023/2854) i rimlig utsträckning och
utan oskäligt dröjsmål:
i) ge dig som Kund och godkända tredje parter rimligt bistånd samband med
portering av data,
ii) upprätthålla driftskontinuitet till och med dess bytet har genomförts,
iii) tillhandahålla information om kända risker för driftskontinuitet, och
iv) söka upprätthålla en hög säkerhetsnivå under portering.
Skulle exportering av någon anledning ej vara tekniskt genomförbar inom tre (3)
månader från begäran kommer vi att informera därom och säkerställa att
exportering kan ske så snart som möjligt. På begäran kan vi tillhandahålla en
specifikation av exporterbar data. Sägs Avtalet upp i samband med att
exportering begärs anses Avtalet uppsagt efter utgången av innevarande
Abonnemangsperiod, även om exportering sker dessförinnan.
Information om eventuella kostnader för exportering av Kunddata ska
tillhandahållas Kunden innan exportering sker.
Mer information om bytes- och porteringsförfaranden avseende olika produkter
och tjänster finns att tillgå på Fortnox hemsida. Av Fortnox
Integritetsmeddelande framgår jurisdiktioner för den infrastruktur som används
för databehandling.
15. IMMATERIELLA RÄTTIGHETER
15.1 Överföring av rättigheter
Det här Avtalet gör inte att upphovsrätt eller andra immateriella rättigheter till
någon av Tjänsterna överlåts till er, Användare eller annan.
Ni får inte kopiera, ändra, dekompilera, utföra s.k. reverse engineering eller på
annat sätt hantera programvara eller annat material som hör till våra tjänster,
utöver vad som är uttryckligen tillåtet enligt detta Avtal.
16.MEDDELANDEN
16.1 Meddelanden
Fortnox kommer att lämna meddelanden till er via Tjänsterna, brev eller e-post
till er senast angivna adress. Meddelanden per post anses ha kommit er tillhanda
senast tre (3) arbetsdagar efter det att meddelandet skickades från oss.
Meddelanden via Tjänsterna eller via e-post anses ha kommit er tillhanda
omedelbart.
16.2 Kontaktuppgifter
Ni ska meddela oss om uppdateringar av adress, e-postadress eller andra
kontaktuppgifter som ni lämnat till oss. Ni bekräftar att era kontaktuppgifter och
övrig information ni lämnar till oss om er som Kund är korrekt och att ni håller
uppgifterna uppdaterade. Vi har rätt att neka beställning samt att stänga ned ert
Abonnemang om ni tillhandahåller inkorrekt, felaktig, inaktuell eller ofullständig
information till oss.
17. AVTALSÄNDRING
Fortnox får ändra det här Avtalet utan att ni har godkänt ändringen i förväg. Om
ändringen förväntas innebära en väsentlig nackdel för er så kommer Fortnox att
informera er om ändringen i förväg. Ändringen börjar gälla trettio (30) dagar efter
att ni fått information om den eller ett senare datum om Fortnox meddelar det.
Om ändringen innebär en väsentlig nackdel för er så har ni rätt att, senast fjorton
(14) dagar innan ändringen börjar gälla, meddela oss att ni säger upp Avtalet till
att upphöra från och med den dag då ändringen börjar gälla. Uppsägningen ska
vara skriftlig.
18.AVTALSTID OCH UPPSÄGNING
Detta Avtal gäller från dess tecknande och tills vidare. Om inget annat sägs i
dessa Allmänna villkor sägs Avtalet upp genom att ni meddelar oss skriftligen om
uppsägning med 30 dagars varsel. Har ni ett pågående abonnemang upphör dock
inte Avtalet före utgången av innevarande Abonnemangsperiod.
Fortnox har rätt att säga upp Avtalet med tre månaders varsel genom ett
skriftligt meddelande till den kontaktperson ni angivit.
19.UPPHÖRANDE AV AVTALET I FÖRTID
Utöver vad som annars anges i detta Avtal har båda parter rätt att med
omedelbar verkan säga upp Avtalet om den andre parten:
● har brutit mot Avtalet, eller annat avtal med bolag i Fortnox Group, och
inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter att ha mottagit den andra
partens skriftliga meddelande om avtalsbrott, eller, om avtalsbrottet är
väsentligt och rättelse inte är möjlig, med omedelbar verkan, eller
● inleder likvidationsförfarande, ansöker om eller försätts i konkurs, ställer
in betalningarna eller på annat sätt kan befaras vara på obestånd.
Från och med den dag då Avtalet upphör har ni och era Användare inte längre
någon rätt att använda Tjänsterna och Fortnox har inte rätt att fakturera er något
för Tjänsterna.
20.ÖVERLÅTELSE AV AVTALET
Ni har inte rätt att överlåta era rättigheter enligt det här Avtalet till någon annan
utan skriftligt medgivande från Fortnox.
Fortnox har rätt att överlåta sina rättigheter enligt Avtalet helt eller delvis utan
ert föregående godkännande.
Om ni har fått vårt godkännande att överlåta Avtalet blir överlåtelsen gällande
gentemot oss först när den nya avtalsparten skriftligen bekräftat att denne
accepterar detta Avtal samt övertar eventuella skyldigheter som ni har gentemot
oss vid tiden för överlåtelsen.
21.TVISTLÖSNING OCH LAGVAL
21.1 Tillämplig lag
Våra respektive rättigheter och skyldigheter enligt detta Avtal ska bestämmas i
enlighet med svensk lag utan tillämpning av dess lagvalsregler.
21.2 Tvistelösning
Tvister i anledning av detta Avtal ska avgöras slutligt genom
skiljedomsförfarande administrerat av SCC Skiljedomsinstitut (SCC).
Reglerna om förenklat skiljeförfarande ska tillämpas, om inte SCC med beaktande
av tvistens svårighetsgrad, tvisteföremålets värde och övriga omständigheter
bestämmer att reglerna om ordinärt skiljeförfarande ska tillämpas. I sistnämnda
fall ska SCC också bestämma om skiljenämnden ska bestå av en eller tre
skiljemän.
Skiljeförfarandets säte ska vara Stockholm, Sverige. Språket för förfarandet ska
vara svenska. Oaktat ovan har bägge parter rätt att väcka talan vid svensk
domstol eller ansöka om betalningsföreläggande om det kapitalbelopp tvisten
avser inte överstiger 500 000 SEK.
BILAGA 1
PERSONUPPGIFTSBITRÄDESAVTAL
1. BAKGRUND
Detta personuppgiftsbiträdesavtal ("Biträdesavtalet”) reglerar Fortnox och dess
dotterbolags (gemensamt benämnda “Fortnox Group” eller “vi”) behandling av
personuppgifter i egenskap av personuppgiftsbiträde i samband med er
användning av Fortnox Företagsplattform enligt de Allmänna villkoren och
tillhörande avtal (”Avtalet”) och utgör en integrerad del därav. Uppgifter till
samtliga bolag inom Fortnox Group som omfattas av detta Biträdesavtal samt
utsett dataskyddsombud framgår av kontaktuppgifter under punkt 12 nedan.
1.1. SYFTE
För att tillhandahålla Tjänsterna behandlar Fortnox personuppgifter i egenskap
av personuppgiftsbiträde. Personuppgifterna ska behandlas av
Personuppgiftsbiträdet för att fullgöra sina skyldigheter enligt Avtalet, tillämplig
dataskyddslagstiftning och detta Biträdesavtal, enligt vad som närmare
specificeras nedan.
1.2. PARTER OCH ROLLER
Det är det bolag inom Fortnox Group som ni har en avtalsrättslig relation med
avseende leverans av respektive produkt eller tjänst som är
personuppgiftsbiträde (”Personuppgiftsbiträdet”), om inte annat uttryckligen
angetts i Avtalet.
1.3. DEFINITIONER
Begrepp i detta Biträdesavtal ska tolkas i enlighet med tillämplig
dataskyddslagstiftning. Definitioner som används i detta Biträdesavtal men som
inte är definierade i detta Biträdesavtal ska definieras såsom framgår av de
Allmänna villkoren.
2. BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
2.1. INSTRUKTION FÖR BEHANDLING
Personuppgiftsbiträdet förbinder sig att behandla personuppgifter endast i
enlighet med de instruktioner som anges i Avtalet, inklusive detta Biträdesavtal,
och tillämplig dataskyddslagstiftning och att dessa utgör de fullständiga
instruktionerna som ska följas. Detta innebär även att Personuppgiftsbiträdet
ska, i den utsträckning som krävs enligt tillämplig dataskyddslagstiftning och
Biträdesavtalet, bistå den Personuppgiftsansvarige vid fullgörandet av dennes
skyldigheter enligt artikel 28 i GDPR. Alla ändringar i instruktionerna ska
dokumenteras skriftligt mellan parterna.
2.2. KATEGORIER AV REGISTRERADE VARS UPPGIFTER BEHANDLAS
Kund: Fortnox kunder.
Användare: Användare av Tjänsterna.
Kund eller leverantör till kund: Kunder eller leverantörer till Fortnox Groups
kunder, vars uppgifter behandlas inom ramen för Tjänsterna, t ex vid fakturering
eller utfärdande av leverantörsfakturor.
Anställd hos kund: Anställda hos kund, vars uppgifter behandlas inom ramen för
tjänsten Lön.
Ombud för kund: Företräder ni kund, t ex såsom redovisningsbyrå, revisor eller
advokat behandlar vi dina uppgifter som Användare inom ramen för Tjänsterna
och till exempel för att kunna tillhandahålla insikter och analyser som ni kan dra
nytta av i tillhandahållandet av era tjänster gentemot era kunder.
2.3. KATEGORIER AV PERSONUPPGIFTER
Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter i egenskap av
personuppgiftsbiträde enligt Avtalet.
Kategorier av
personuppgifter Personuppgifter som behandlas är till exempel:
Företagsuppgifter Organisationsnummer, företagsnamn, kontaktuppgifter,
exempelvis vid bokföring, fakturering eller fritext som skrivs
ut inom ramen för Tjänsterna och utgör personuppgifter
Uppgifter om Namn, adress, personnummer, bankkontonummer, t ex vid
privatpersoner lön, fakturering eller fritext som skrivs ut inom ramen för
Tjänsterna och utgör personuppgifter
AML/KYC-uppgifter Exempelvis information om politiskt utsatt ställning i
enlighet med tillämplig penningtvättslagstiftning vid
tillhandahållandet av AML/KYC-tjänster
Särskilda kategorier Ex. facklig tillhörighet eller andra uppgifter som framgår av
av personuppgifter fakturor eller annat bokföringsunderlag, hälsoinformation t
ex inom ramen för lönehantering
Finansiella uppgifter Kontonummer, VAT-nr, SNI-kod, plusgiro/bankgiro,verifikat
och andra bokföringsuppgifter såsom lön och
pensionsuppgifter t ex vid fakturering och lönehantering
2.4. BEHANDLINGARNAS ART
För att kunna tillhandahålla Tjänsterna så behöver vi behandla personuppgifter i
olika utsträckning. Vi behandlar bland annat personuppgifter vid hanteringen av
bankkopplingar, för att kunna ta emot och lagra leverantörsfakturor och bankfiler,
hantera digital signering och lagra dokument samt strukturera, skanna, tolka och
automatiskt föra in uppgifter och lagra verifikationer i våra bokföringssystem. Vid
lönehantering behandlas personuppgifter för att kunna skapa lönebesked, skicka
rapporteringsfiler och löneutbetalningar samt skapa statistik och rapporter.
En närmare beskrivning av Tjänsternas funktionalitet och tillhörande information
finns här.
2.5. BEHANDLINGARNAS ÄNDAMÅL
I nedan schema framgår en sammanställning gällande vilka kategorier av
personuppgifter vi behandlar inom ramen för tillhandahållande av respektive
produkt eller tjänst.
PRODUKT/ BOKFÖRING FAKTUR OFFERT ARKIV- FÖRETAGS- TID LÖN BOKSLUT KVITTO, DIGITAL FORTNOX
TJÄNST: ERING & PLATS BREVLÅDAN & SKATT UTLÄGG BYRÅ INTEGRAT
ORDER & RESA IONER
PU-KATEGORIER:
Företags-
uppgifter
x x x x x x x x x x x
Uppgifter om
privatpersoner
x x x x x x x x x
AML/KYC
uppgifter
x
Särskilda kat. av
pu
x x x x x x
Finansiella
uppgifter
x x x x x x x x
3. UTLÄMNANDE AV PERSONUPPGIFTER
3.1. TJÄNSTER TILLHANDAHÅLLNA AV TREDJE PART
Om den Personuppgiftsansvarige, i Företagsplattformen, godkänner aktivering av
tjänster tillhandahållna av tredje part, bekräftar härmed Parterna att
Personuppgiftsbiträdet är skyldigt, samt berättigat, att till sådan tredje part
lämna ut och motta de personuppgifter som är nödvändiga för att den
Personuppgiftsansvarige ska kunna nyttja den aktuella tredje partens tjänster.
3.2. SKRIFTLIGT MEDGIVANDE
Med undantag för där det i detta Avtal uttryckligen framgår något annat,
förbinder sig Personuppgiftsbiträdet att inte utan föregående skriftligt
medgivande från den Personuppgiftsansvarige utlämna eller på annat sätt göra
personuppgifter som behandlats enligt detta Biträdesavtal tillgängliga för tredje
part.
3.3. REGISTRERADES RÄTTIGHETER
Om en registrerad utövar någon av sina rättigheter enligt tillämplig
dataskyddslagstifning gentemot Personuppgiftsbiträdet ska
Personuppgiftsbiträdet utan onödigt dröjsmål hänskjuta sådan begäran till den
Personuppgiftsansvarige.
3.4. FÖRFRÅGAN FRÅN MYNDIGHET OCH UTLÄMNANDE ENLIGT LAG
Om behörig myndighet begär information från Personuppgiftsbiträdet om
behandlingen av personuppgifter ska Personuppgiftsbiträdet utan onödigt
dröjsmål informera den Personuppgiftsansvarige om detta, om annat inte följer
av svensk eller europeisk tillämplig lag, domstols- eller myndighetsbeslut.
Personuppgiftsbiträdet får inte i något avseende handla för den
Personuppgiftsansvariges räkning eller som ombud för denne, och får inte utan
föregående medgivande från den Personuppgiftsansvarige överföra eller på
annat sätt lämna ut personuppgifter eller andra uppgifter rörande behandlingen
av personuppgifter till tredje part, om annat inte följer av svensk eller europeisk
tillämplig lag, domstols- eller myndighetsbeslut.
Om det enligt tillämplig svensk eller europeisk lag begärs att
Personuppgiftsbiträdet ska utlämna personuppgifter som Personuppgiftsbiträdet
behandlar för den Personuppgiftsansvariges räkning, är Personuppgiftsbiträdet
skyldigt att omgående meddela den Personuppgiftsansvarige om detta, om annat
inte följer av aktuell lag, domstols- eller myndighetsbeslut, och att i samband
med utlämnandet begära att uppgifterna behandlas med sekretess.
4. UNDERBITRÄDEN OCH TREDJELANDSÖVERFÖRINGAR
4.1. ANLITANDE AV UNDERBITRÄDE
Den Personuppgiftsansvarige godkänner att Personuppgiftsbiträdet får anlita
underbiträden inom och utanför EU/EES och får överföra personuppgifter utanför
EU/EES. Personuppgiftsbiträdet ska tillse att underbiträden är bundna av
skriftliga avtal som ålägger dem motsvarande skyldigheter som de skyldigheter
som gäller enligt detta Biträdesavtal. Personuppgiftsbiträdet ska förbli fullt
ansvarigt gentemot den Personuppgiftsansvarige för underbiträdets utförande av
sina skyldigheter så länge Personuppgiftsbiträdets skyldigheter kvarstår under
Biträdesavtalet. Lista på underbiträden som godkänts av Personuppgiftsansvarig
genom ingående av detta Avtal finns i Underbilaga 1 till detta Biträdesavtal.
4.2. INFORMATION VID NYA UNDERBITRÄDEN
Personuppgiftsbiträdet ska genom uppdatering av listan på underbiträden
löpande informera Personuppgiftsansvarige om anlitande av nya eller ersättning
av befintliga underbiträden för behandling av personuppgifter som omfattas av
detta Biträdesavtal. Personuppgiftsansvarige ska lämna eventuella invändningar
skriftligen och utan oskäligt dröjsmål från det att informationen gjorts tillgänglig
för den Personuppgiftsansvarige. En invändning ska i vart fall göras inom 30
dagar från dess informationen avseende underbiträdet publicerats eller på annat
sätt gjorts tillgänglig.
På begäran ska Personuppgiftsbiträdet förse den Personuppgiftsansvarige med
den information som denne skäligen kan begära för att bedöma om anlitandet av
underbiträdet kommer att säkerställa efterlevnaden av den
Personuppgiftsansvariges skyldigheter enligt detta Biträdesavtal och tillämplig
dataskyddslagstiftning. Om efterlevnaden av dessa skyldigheter, enligt
Personuppgiftsansvariges befogade uppfattning, inte möjliggörs genom
underbiträdet och Personuppgiftsbiträdet trots Personuppgiftsansvariges
invändning vill fortsätta anlita underbiträdet, har Personuppgiftsansvarige rätt
att säga upp Avtalet utan extra kostnad. Om invändningen inte är befogad har
dock den Personuppgiftsansvarige inte rätt att säga upp de Avtalet utan extra
kostnad.
4.3. TREDJELANDSÖVERFÖRING
Om personuppgifter överförs till, eller åtkomst möjliggörs från, plats utanför
EU/EES ska Personuppgiftsbiträdet säkerställa att det finns en laglig grund för
överföringen enligt tillämplig dataskyddslagstiftning, till exempel
EU-kommissionens standardklausuler (SCC), eller EU–U.S. Data Privacy
Framework (DPF) om mottagande bolag i USA anslutit sig till det.
5. TEKNISKA OCH ORGANISATORISKA SKYDDSÅTGÄRDER
Personuppgiftsbiträdet är skyldigt att fullgöra sina rättsliga förpliktelser
avseende informationssäkerhet under tillämplig dataskyddslagstiftning och ska i
samtliga fall vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda
de personuppgifter som behandlas. Åtgärderna ska bland annat syfta till att
förebygga oavsiktlig eller otillåten förstöring, förlust eller ändring av
Personuppgifter samt skydda mot obehörigt röjande eller obehörig åtkomst.
Personuppgiftsbiträdet ska följa de säkerhetsåtgärder som framgår enligt nedan
och sina egna säkerhetsföreskrifter. Personuppgiftsbiträdet får ändra sina egna
säkerhetsföreskrifter utan föregående skriftligt medgivande från den
Personuppgiftsansvarige förutsatt att ändringen inte står i strid med tillämplig
dataskyddslagstiftning.
Personuppgiftsbiträdet åtar sig att säkerställa att inte fler än nödvändigt har
tillgång till personuppgifter för att kunna fullgöra Personuppgiftsbiträdets
skyldigheter enligt detta Biträdesavtal, samt att de som har tillgång till sådana
uppgifter omfattas av en sekretessförbindelse som motsvarar bestämmelserna
om sekretess i de Allmänna villkoren.
En översikt avseende säkerhetsåtgärder samt processer och rutiner för
behandlingen av personuppgifter och information angående implementerade
organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder finns tillgänglig på Fortnox
Integritet och säkerhetssida, se
https://www.fortnox.se/om-fortnox/integritet-och-sakerhet/.
6. PERSONUPPGIFTSINCIDENTER
Personuppgiftsbiträdet ska utan onödigt dröjsmål underrätta den
Personuppgiftsansvarige efter att ha fått vetskap om en personuppgiftsincident.
Personuppgiftsbiträdet ska, enligt tillämplig dataskyddslagstiftning, bistå den
Personuppgiftsansvarige med den information som rimligen kan krävas för att
uppfylla dennes skyldighet att anmäla personuppgiftsincidenter. Om tillräcklig
information inte kan tillhandahållas vid den initiala underrättelsen får
Personuppgiftsbiträdet lämna uppgifterna successivt, allt eftersom ytterligare
information blir tillgänglig.
7. RÄTT TILL INSYN
Personuppgiftsbiträdet förbinder sig att tillhandahålla den
Personuppgiftsansvarige sådan information som krävs för att visa att de
skyldigheter som anges i detta Biträdesavtal efterlevs, samt att möjliggöra för
och medverka till sådan granskning som genomförs av den
Personuppgiftsansvarige eller annan granskare som utsetts av denne, under
förutsättning att de personer som utför granskningen ingår lämpliga
sekretessavtal. Den personuppgiftsansvarige åtar sig att i god tid före en
granskning informera Personuppgiftsbiträdet om sin avsikt att genomföra
granskningen.
8. AVTALSTID
Bestämmelserna i detta Biträdesavtal träder i kraft när Avtal ingås mellan
parterna och ska gälla så länge som Personuppgiftsbiträdet behandlar
personuppgifter enligt Avtalet.
9. BEHANDLINGARNAS VARAKTIGHET OCH ÅTGÄRDER NÄR BEHANDLINGEN AV
PERSONUPPGIFTER HAR AVSLUTATS
9.1. BEHANDLINGENS VARAKTIGHET
Personuppgifterna som omfattas av detta Biträdesavtal kommer endast att
behandlas under Avtalets giltighetstid i enlighet med punkt 9.2 i Biträdesavtalet.
Vi kan därefter behöva spara era uppgifter för andra syften, men endast så länge
som det är nödvändigt för att fullfölja respektive ändamål med vår behandling,
såsom för att efterleva gällande lag, och då inte enlighet med den
Personuppgiftsansvariges instruktioner.
9.2. ÅTGÄRDER EFTER AVTALETS UPPHÖRANDE
Om den Personuppgiftsansvarige och Personuppgiftsbiträdet inte har kommit
överens om annat så ska Personuppgiftsbiträdet lagra alla personuppgifter som
behandlats enligt detta Biträdesavtal i arton (18) månader efter det att de
Allmänna villkoren upphört. Under denna tid har den Personuppgiftsansvarige
möjlighet att hämta ut alla personuppgifter som behandlats enligt detta
Biträdesavtal, varefter Personuppgiftsbiträdet kommer att radera eller
anonymisera personuppgifterna om inte lagring av personuppgifterna krävs
enligt svensk eller europeisk lagstiftning.
9.3. BEKRÄFTELSE OM VIDTAGNA ÅTGÄRDER
På begäran av den Personuppgiftsansvarige ska Personuppgiftsbiträdet
skriftligen bekräfta vilka åtgärder som vidtagits avseende personuppgifterna
efter behandlingens avslutande enligt ovan.
10. ERSÄTTNING
Om Personuppgiftsbiträdet åläggs av myndighet att lämna ut uppgifter eller vidta
annan åtgärd till följd av personuppgiftshanteringen för den
Personuppgiftsansvariges räkning, har Personuppgiftsbiträdet rätt till skälig
ersättning för nedlagt arbete.
11. ANSVARSBEGRÄNSNING
Personuppgiftsbiträdet ska snarast underrätta Kunden om anspråk som riktas
mot Personuppgiftsbiträdet med anledning av Behandlingar av Personuppgifter
inom ramen för Biträdesavtalet.
Parts ansvar för alla andra skador än den typ som uttryckligen regleras i detta
Biträdesavtal ska regleras genom de Allmänna villkoren.
12. KONTAKTUPPGIFTER
Personuppgiftsbiträde i enlighet med Biträdesavtalet är i förekommande fall:
Fortnox AB, org.nr. 556469–6291,
Boardeaser AB, org. nr. 556930-6664
Cling Group AB, org.nr. 559070-0273, eller
Fortnox Service AB, org.nr. 559116-2564
För frågor gällande detta Biträdesavtal eller vår behandling av personuppgifter,
är ni välkomna att kontakta Fortnox dataskyddsombud via dpo@fortnox.se, via
våra kommunikationskanaler på Plattformen eller via post till:
Fortnox AB
Att: Dataskyddsombud
Fortnox AB, Box 427,
351 06 Växjö
UNDERBILAGA 1
PÅ FÖRHAND GODKÄNDA UNDERBITRÄDEN
Namn på Produkt/Tjänst Behandling som underbiträdet utför Plats för
underbiträde behandling
(land)
21 Grams AB FAKTURERING Utskriftstjänst: Mottar, skriver ut och skickar Sverige
fysiska fakturor. Transport till mottagare
Amazon Web OFFERT & ORDER Inhämta personuppgifter från och om Tyskland
Services SARL användare. Lagring, strukturering och
BOKSLUT & bearbetning av inhämtade personuppgifter
SKATT för att kunna tillhandahålla vår tjänst.
Användare av tjänsten som skapar konto
DIGITAL själva via hemsida. Används även för utskick
SIGNERING till kunder och för digital signering.
AgoyIT AB BOKSLUT & Avstämning med transaktionsanalys, Sverige, Irland
SKATT periodbokslut, bokslut, årsredovisning och
skatteprogram.
Boardeaser RAPPORT & Upprättande av årsredovisning för koncerner. Sverige, Irland
AB ANALYS I övrigt löpande rapportering, förvärvsanalys,
konsolidering och uppsättning av
koncernstruktur.
Cling Group OFFERT & ORDER Genomförande av digital signering av Sverige,
AB dokument och lagring av signerade Tyskland
dokument.
Cleura AB Samtliga tjänster Datalagring genom molntjänst Sverige,
Tyskland
Crediflow AB FAKTURERING Överför e-faktura mellan mottagare och Sverige
sändare. Mottar, skriver ut och skickar
fysiska fakturor.
Exela BOKFÖRING Skanna, tolka och automatiskt föra in Sverige,
Technologies uppgifter i Fortnox för att bokföra och Estland, Indien
AB Sverige lagra pappersfakturan. Löpande
automatisk uppdatering av
leverantörsregistrets med adress- och
betalinformation.
Lagring av fysiska originalfakturor i 10 år.
Manuell kontroll av tolkning.
Namn på Produkt/Tjänst Behandling som underbiträdet utför Plats för
underbiträde behandling
(land)
Google Cloud FAKTURERING Skanna, tolka och automatiskt föra in EU (primärt
EMEA Limited uppgifter från faktura in i Fortnox. Neder-
länderna)
Link Mobility Samtliga tjänster Överför sms utskickade från Fortnox till Norge
AS mottagare.
Proact IT Samtliga tjänster Lagring och tillhandahållande av datacenter. Sverige
Group AB
Sharespine FORTNOX Tillhandahållande av mjukvaran som Sverige,
AB INTEGRATIONER möjliggör export/import av data mellan Belgien
integrerade system.
Twilio Ireland FAKTURERING, Överföring av utgående e-post såsom Irland
Limited ARKIVPLATS, LÖN fakturor från Kund till mottagare (kundernas
kunder m.fl.)
BILAGA 2
UTVIDGAT SEKRETESSAVTAL FÖR
ADVOKATBYRÅER
1. BAKGRUND
Det här sekretessavtalet (”Sekretessavtalet”) är ett tillägg till Fortnox Allmänna villkor
(”Avtalet”). Sekretessavtalet gäller endast för advokatbyråer som tecknat avtal med
Fortnox eller något av dess dotterbolag (gemensamt “Fortnox” samt “Advokatbyrå” eller
“Ni”). Fortnox och Advokatbyrån är gemensamt kallade Parterna.
2. DEFINITIONER
Ord och definitioner har samma betydelse i det här Sekretessavtalet som i Avtalet.
3. SEKRETESSAVTALETS FÖRHÅLLANDE TILL AVTALET
Det här Sekretessavtalet gäller i stället för punkten 12 i Avtalet.
4. SEKRETESS
4.1 Fortnox skyldigheter avseende sekretess
Parterna förbinder sig i förhållande till varandra att inte lämna ut Konfidentiell
Information till någon annan part.
4.2 Konfidentiell Information
Den information som inte får lämnas ut (”Konfidentiell Information”) är alla uppgifter av
ekonomisk, teknisk, kommersiell eller annan art som någon av Parterna får del av med
anledning av Avtalet eller genom något förhållande som hänger ihop med Avtalet. Den kan
innefatta, men är inte begränsad till affärsplaner, kundlistor, marknadsplaner och
prislistor. Följande information är alltid att betrakta som Konfidentiell Information:
uppgifter om presumtiva, pågående och avslutade advokatuppdrag, uppgifter om
innehållet i klient- och ärenderegister, samt uppgifter om debitering i enskilda ärenden.
Det spelar ingen roll om informationen är skriftlig eller inte. Det spelar inte heller någon
roll om informationen kommer direkt från er eller oss, om informationen kommer från
någon annan eller om uppgiften uppkommer under tiden ni använder vår Tjänst.
4.3 Undantag från sekretessen
Oavsett vad som anges ovan om sekretess har Fortnox rätt att lämna ut Konfidentiell
Information (som inte innehåller personuppgifter) som anges nedan till Fortnox
koncernbolag, samarbetspartners eller leverantörer:
● information om vilka Ni är,
● annan information som behöver lämnas ut för att Fortnox, våra leverantörer eller våra
samarbetspartners ska kunna leverera eller utveckla Tjänsterna, samt
● information som behöver lämnas ut för att någon annan av våra samarbetspartners
som tillhandahåller tjänster som har samband med Tjänsterna ska kunna leverera
och/eller utveckla sådana tjänster.
Fortnox har vidare alltid rätt att informera ett företag om att de har ett konto hos oss.
Fortnox ska se till att bara de som direkt måste ha tillgång till Konfidentiell Information för
uppdragets utförande får tillgång till sådan information. Fortnox ska även ansvara för att
eventuella koncernbolag, samarbetspartners eller leverantörer samt deras anställda som
får del av Konfidentiell Information är bundna av sekretess i enlighet med det som anges i
Sekretessavtalet.
4.4. Utlämnande av Konfidentiell Information
Ingen av Parterna får använda eller lämna ut Konfidentiell Information för andra syften än
fullgörande av respektive rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet. Om någon
utomstående i annat fall begär ut Konfidentiell Information från en Part ska den Parten
omgående informera den andra Parten om detta. Fortnox ska inte lämna ut någon
information till utomstående utan att först inhämta ert skriftliga samtycke. Ni ska utan
dröjsmål lämna besked om efterfrågad information kan lämnas ut eller inte. Eventuell
information som lämnas ut ska alltid begränsas så mycket som möjligt.
4.5 Sekretessförbindelse för anställda m.m.
Bägge Parter ska se till att bara de som måste ha direkt tillgång till Konfidentiell
Information för att för att fullgöra det här Avtalet får tillgång till sådan information.
Bägge Parter ska genom en sekretessförbindelse, eller på annat lämpligt sätt, se till att
anställda, konsulter och annan personal som anlitas är bundna av sekretess i enlighet
med det som anges om i Sekretessavtalet samt är väl informerade om vad som gäller
avseende advokaters lagstadgade tystnadsplikt, tystnadsplikt i förhållande till
insiderlagstiftning och liknande regleringar. Parterna ska även ansvara i förhållande till
varandra, för att eventuella underleverantörer som hanterar Konfidentiell Information är
bundna av motsvarande sekretessförbindelse.
5. AVTALETS UPPHÖRANDE
Det här Sekretessavtalet fortsätter att gälla även när Avtalet upphör och för en tid om fem
(5) år därefter.